Os 6 melhores aplicativos de gerenciamento de tarefas para proprietários de pequenos negócios

Conseguir um novo cliente ou contrato pode ser emocionante para muitos proprietários de pequenas empresas, mas é fácil ignorar um dos desafios que isso traz: o gerenciamento de projetos. Para isso, você precisa de um software de gerenciamento de tarefas. Com ele, você pode criar tarefas, atribuí-las a membros da equipe, definir prazos e monitorar o andamento do projeto. Veja como encontrar e usar aplicativos de gerenciamento de tarefas para lidar com projetos simples e complexos.

O que são aplicativos de gerenciamento de tarefas?

Aplicativos de gerenciamento de tarefas são ferramentas organizacionais que ajudam indivíduos e equipes a cumprir objetivos e metas de maneira eficaz e pontual. Embora cada ferramenta tenha um conjunto único de recursos, elas geralmente permitem aumentar a sua produtividade por meio de recursos de agendamento e sincronização em todos os seus dispositivos. Alguns aplicativos são gratuitos, mas os custos dependem dos tipos de conta e do número de usuários.

9 recursos dos aplicativos de gerenciamento de tarefas

1. Gerar e organizar tarefas
2. Atribuir tarefas a membros da equipe
3. Priorizar tarefas com base nas necessidades do projeto
4. Gerenciar tarefas do início ao fim
5. Agendar tarefas recorrentes
6. Gerenciar horas do projeto
7. Enviar notificações de prazos
8. Revelar dependências de tarefas
9. Conceder acesso ao cliente

Os aplicativos de gerenciamento de tarefas são ferramentas de produtividade que podem ajudar a gerenciar melhor seus projetos de 9 maneiras:

1. Gerar e organizar tarefas

Essa função permite determinar e organizar as tarefas necessárias a um projeto por equipe ou departamento.

2. Atribuir tarefas a membros da equipe

Com isso, você pode enviar cada tarefa para as pessoas ou equipes mais adequadas para completá-la.

3. Priorizar tarefas com base nas necessidades do projeto

Você pode atribuir tarefas importantes e priorizá-las na lista de tarefas de alguém.

4. Gerenciar tarefas do início ao fim

Muitos aplicativos possuem recursos de gerenciamento de tarefas que permitem acompanhar o fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode verificar se um diretor de marketing aprovou um orçamento inicial para uma campanha e, em seguida, se alguém da equipe de marketing usou esses fundos para lançar formalmente a campanha.

5. Agendar tarefas recorrentes

Uma solução de gerenciamento de tarefas pode agendar automaticamente tarefas recorrentes.

6. Gerenciar horas do projeto

Alguns aplicativos de gerenciamento de tarefas oferecem ferramentas de gestão de tempo, frequentemente incluídas entre os recursos avançados, como integrações com outras plataformas e notificações em tempo real. Isso permite que gerentes e funcionários acompanhem as horas gastas em um projeto.

7. Enviar notificações de prazos

Os aplicativos de gerenciamento de tarefas podem lembrar os funcionários sobre os prazos a qualquer momento do processo.

8. Revelar dependências de tarefas

A dependência de tarefas ocorre quando a execução de uma tarefa depende da conclusão de outra (por exemplo, a aquisição de suprimentos não pode começar até que um orçamento seja definido). Um aplicativo de gerenciamento de tarefas pode ajudar a gerenciar tarefas dependentes, conectando tarefas relacionadas para que toda a equipe tenha uma visão geral das etapas até a conclusão.

9. Conceder acesso ao cliente

Em alguns casos, você pode incluir um cliente no processo de gerenciamento de tarefas. Alguns aplicativos de gerenciamento de tarefas fornecem atualizações e acesso somente para visualização aos clientes, permitindo que as equipes de gerenciamento de projetos orientem o trabalho real.

4 benefícios dos aplicativos de gerenciamento de tarefas

1. Aumento da produtividade
2. Colaboração
3. Transparência
4. Conveniência

Os aplicativos de gerenciamento de tarefas ajudam empresas de todos os portes, desde grandes corporações internacionais até empresários individuais que administram suas próprias lojas de e-commerce. Os proprietários de negócios recebem vários benefícios com essas ferramentas de gerenciamento de tarefas, incluindo:

1. Aumento da produtividade

Os melhores aplicativos de gerenciamento de tarefas permitem agendar tarefas e podem ser personalizados para as necessidades únicas de sua equipe. Lembretes de acompanhamento também são automatizados, o que libera os gerentes de projetos para se concentrarem em outros itens da agenda.

2. Colaboração

Os aplicativos de gerenciamento de tarefas podem conectar vários funcionários ao mesmo projeto. Eles podem confirmar quando tarefas individuais estão em andamento ou foram concluídas, para que ninguém acabe refazendo o mesmo trabalho.

3. Transparência

Os aplicativos de gerenciamento de tarefas permitem que todas as partes interessadas vejam o status de uma tarefa específica ou de um projeto geral e tenham uma ideia de quando ele pode ser concluído.

4. Conveniência

Muitas ferramentas de gerenciamento de tarefas oferecem modelos de projeto que facilitam a criação, atribuição e agendamento de tarefas. Como esses aplicativos armazenam dados na nuvem, os usuários podem acessar de qualquer lugar, com computadores e dispositivos móveis, para ver ou atualizar o status de uma tarefa.

6 melhores aplicativos de gerenciamento de tarefas

1. Trello
2. Todoist
3. Asana
4. ClickUp
5. Google Tasks
6. TickTick

Escolher o melhor aplicativo de gerenciamento de tarefas para o seu negócio depende da natureza do seu trabalho, do tamanho da equipe e do orçamento. Estas são as seis melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas que atendem a vários casos de uso.

1. Trello

A Trello é ideal para empresas iniciantes com orçamento limitado e portfólios de tarefas relativamente simples. Entre seus principais recursos estão um fluxo de trabalho intuitivo para criação de tarefas, cartões de projeto que podem ser arrastados e comentários que podem ser anotados em cada tarefa.

• Prós: a Trello se destaca em visualizações de projeto de fácil compreensão, graças ao seu design de quadro Kanban que utiliza cartões, colunas, faixas de trabalho e limites de trabalho em andamento.
• Contras: a interface simples do Trello dificulta acompanhar vários projetos ao mesmo tempo.
• Custo: as assinaturas começam em R$ 25 por usuário por mês. A Trello também possui um plano gratuito com recursos limitados que permite incluir membros de equipe ilimitados.

2. Todoist

A Todoist funciona bem para indivíduos ou pequenas equipes que precisam de soluções de gerenciamento de tarefas acessíveis. Ela possui várias opções de visualização, como listas, calendários e quadros Kanban. Uma ferramenta de Agendamento Inteligente sugere os melhores horários do dia para realizar tarefas, enquanto gráficos de Gantt representam graficamente as dependências das tarefas.

• Prós: a Todoist se destaca por sua interface com visual simplificado, ferramentas de colaboração e um plano gratuito cheio de recursos.
• Contras: o aplicativo não oferece gestão de tempo e pode ser funcionalmente limitado para gerenciar projetos de grande escala que envolvem orçamentos e acesso ao cliente.
• Custo: assinaturas começam em R$ 20 por usuário por mês, ou você pode optar pelo plano gratuito.

3. Asana

A Asana oferece ferramentas para atribuições de funções (como gerente, programador ou contato com o cliente), criação de orçamentos e agendas, e suas muitas visualizações de projeto agradam a vários tipos de usuários.

• Prós: a plataforma Asana pode acomodar equipes de qualquer tamanho, desde um empresário individual a todos os colaboradores em uma grande corporação. Ele tem várias opções de visualização, como gráficos de Gantt e cronogramas. O software se integra facilmente com Slack, Google Drive e Microsoft Teams.
• Contras: a Asana é cara em comparação com muitos concorrentes. Sua interface orientada a tarefas pode não ser adequada para todos os projetos ou equipes.
• Custo: assinaturas a partir de R$ 57 por usuário por mês. A Asana também oferece um plano gratuito para equipes menores.

4. ClickUp

A ClickUp é uma boa opção para equipes médias a grandes que valorizam poder e versatilidade em sua solução de gerenciamento de tarefas.

• Prós: é difícil superar a ClickUp no número de opções disponíveis. Alguns recursos de destaque são as tarefas personalizáveis, a organização em estilo de pastas, mais de 50 opções de automação para tudo, desde agendamento a atribuições de função, mais de 1.000 integrações de software, relatórios de projetos em tempo real, gerenciamento de tempo e ferramentas de orçamento.
• Contras: com tantos recursos, o ClickUp pode ser complicado para empreendedores individuais ou pequenas equipes que não podem dedicar muito tempo para programar um aplicativo de gerenciamento de tarefas.
• Custo: o ClickUp também possui um plano gratuito, mas é bastante limitado em comparação com a concorrência.

5. Google Tasks

O aplicativo Google Tasks é gratuito, mas limitado, e pode atrair empresários individuais com orçamento apertado ou usuários avançados do Google que desejam lembretes de tarefas integrados nas ferramentas que já usam.

• Prós: o aplicativo oferece integração total com produtos do Google Workspace (incluindo Gmail, Google Calendar e Google Drive), agendamento altamente intuitivo e lembretes recorrentes para tarefas contínuas. Também funciona como um aplicativo independente para dispositivos móveis.
• Contras: a ferramenta é funcionalmente limitada e pode ser usada apenas por um único usuário. O Google Tasks não é uma solução para equipes de projeto com várias pessoas.
• Custo: gratuito.

6. TickTick

A TickTick serve para empresários individuais ou membros de equipes que apreciam ferramentas robustas para gerenciamento pessoal de tarefas. Isso se deve às suas numerosas ferramentas de gestão de tempo, listas e filtros inteligentes, várias visualizações de calendário e temporizadores Pomodoro.

• Prós: a TickTick combina os recursos de um aplicativo de gerenciamento de tarefas com um aplicativo de produtividade. É provável que atraia pessoas que trabalham bem usando a Técnica Pomodoro, que divide o trabalho em intervalos (tradicionalmente de 25 minutos) ou o método Getting Things Done (GTD), que envolve registrar externamente cada tarefa e transformá-las em itens de trabalho com limites de tempo definidos.
• Contras: a TickTick é projetada para gerenciamento de tarefas individuais, não para trabalho em equipe. Pense nela como uma versão turbinada do Google Tasks.
• Custo: gratuito, ou faça upgrade para uma versão premium por R$ 180 por ano.

Como escolher o melhor software de gerenciamento de tarefas para o seu negócio

Para escolher a ferramenta de gerenciamento de tarefas certa para o seu negócio, leve em consideração o seguinte:

1. Tamanho da equipe

Um proprietário de pequena empresa individual pode precisar de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas focada na própria produtividade pessoal. Equipes integradas podem precisar de ferramentas projetadas para colaboração.

2. Orçamento

Como regra geral, o software de gerenciamento de tarefas mais poderoso tem um preço mais alto. A maioria cobra de acordo com o número de usuários, portanto, o tamanho da sua equipe também afeta o orçamento.

3. Dependências de tarefas

As tarefas do seu negócio podem depender muito umas das outras, e isso significa que uma tarefa não pode ser realizada até a conclusão da anterior. Se esse for seu caso, procure uma solução de gerenciamento de tarefas projetada para tarefas interdependentes.

4. Envolvimento do cliente

Se o seu cliente quer acompanhar o progresso da equipe com conveniência, escolha um aplicativo de gerenciamento de tarefas com um modo de visualização para clientes.

5. Relação desejada com seu software de gerenciamento de tarefas

Você quer uma solução de gerenciamento de tarefas muito simples de configurar e gerenciar? Ou, uma com muitos recursos que podem exigir mais programação e manutenção? Muitas vezes, você precisa escolher entre a simplicidade de uma ferramenta e seu poder geral.