Todo empresário sabe que, depois do dinheiro, o bem mais importante é o tempo – e aquela velha frase “tempo é dinheiro” tem um significado ainda mais literal para empreendedores do varejo. Afinal de contas, o dia tem só 24 horas; por isso, é essencial que essas horas sejam bem gastas.
Ainda que seja alto o número de dicas e truques para aumentar a produtividade, a maioria deles é voltado para o público geral. Por isso mesmo, quisemos destacar as 10 principais dicas para os varejistas – e a melhor parte é que elas podem ser adotadas imediatamente, gerando resultados mensuráveis. Com elas, você aprenderá a usar as horas do seu dia de uma maneira mais eficiente, economizar tempo e (quem sabe!) ganhar mais dinheiro.
Acorde cedo e adote hábitos saudáveis
O que o magnata do SBT, Silvio Santos; o CEO da Apple, Tim Cook; e a advogada e antiga primeira-dama dos Estados Unidos, Michelle Obama, têm em comum? Bom, os três começam suas rotinas diárias bem antes do sol nascer – e esse é um dos segredos para aumentar a produtividade. Vários estudos indicam que pessoas que acordam cedo tendem a ser mais produtivas, e empreendedores de todo o mundo concordam.
Um dos motivos para isso está ligado ao fato de que dispomos de mais força de vontade logo no início do dia. De acordo com um artigo publicado no site da Trello, a força de vontade é um recurso finito do nosso corpo. Como não é raro precisarmos tomar decisões desagradáveis e lidar com pessoas complicadas ao longo do nosso dia de trabalho, esses momentos vão esgotando a nossa disposição. É por isso que a maioria das pessoas prefere ir à academia logo de manhã, e não ao final do dia.
Mas é claro que ninguém vira uma pessoa matutina num piscar de olhos. Assim como em qualquer outra grande mudança de hábito, nossos corpos e mentes precisam de tempo para aprender, registrar e realizar uma nova ação que passará a ser reproduzida diariamente. Não é de se espantar que empresários de sucesso cultivem hábitos rigorosos, como aprender a meditar, adotar um uniforme para o escritório ou comer as mesmas refeições religiosamente nos mesmos horários. Depois de assimilados, os hábitos não requerem esforço mental, pois passam a ser decisões que já foram tomadas. Com isso, nossas mentes ficam livres para se concentrar em tarefas maiores e mais importantes – como administrar uma empresa.
Faça listas de tarefas
Quem nunca se esqueceu de fazer alguma coisa quando estava ocupado gerenciando e realizando outras atividades? É por esse motivo que as listas de tarefas são a base do empreendedorismo: com uma delas em mãos, varejistas muito ocupados sabem exatamente o que precisa ser feito e o que deve ser priorizado.
Você com certeza já ouviu que as listas de tarefas são um dos melhores truques para aumentar a produtividade, e há um motivo pelo qual vários empreendedores de sucesso se referem a elas como absolutamente essenciais: elas funcionam. Além disso, podem ser organizadas de diversas maneiras. Por exemplo, algumas pessoas preferem realizar primeiro as tarefas mais difíceis, para só então tratar das mais fáceis. Se você optar por esse caminho, basta listar primeiro a sua tarefa mais intimidadora e priorizá-la, de modo que as outras tarefas só possam ser feitas depois que ela for concluída.
Outro método bastante útil é organizar as listas de acordo com a relevância de cada tarefa. O que você precisa fazer hoje para colocar comida na mesa? Pagar a conta da Internet ou da luz são tarefas que podem ser vistas como secundárias; no entanto, sem luz e Internet você não poderá trabalhar.
Também é importante segmentar tarefas muito grandes em tarefas menores, de modo que a lista seja mais eficaz. Por exemplo, é inútil escrever apenas “Quero correr uma maratona daqui a seis meses”. Em vez disso, para atingir esse objetivo maior, você deve dividi-lo, especificando quantos quilômetros você precisa correr toda semana e quais são os dias da semana em que vai correr. Do mesmo modo, você pode organizar etapas menores em sequência para cumprir aquele item da sua lista que não é suficientemente específico e prático. Isso aumentará ainda mais a sua produtividade.
Quer montar a sua lista de tarefas? A velha dupla papel e caneta ainda é infalível; no entanto, listamos abaixo alguns aplicativos e softwares que podem armazenar e sincronizar as listas em todos os seus dispositivos:
Chega de bagunça
Sabemos o quanto é difícil se concentrar quando a nossa mesa está atulhada de coisas. É por isso mesmo que é importante manter o seu ambiente de trabalho sempre organizado, seja ele a mesa da qual você administra a sua empresa de e-commerce ou as vitrines da sua loja física. De acordo com a plataforma de ensino Curseduca, um ambiente de trabalho desorganizado pode afetar a sua motivação e até mesmo a qualidade do seu trabalho – afinal, a bagunça física gera a bagunça mental. É impossível concluir uma atividade se a sua mesa estiver cheia de papel.
E, se você for um varejista de e-commerce, não se esqueça de que a bagunça digital pode ser igualmente perigosa. Lembre-se de manter a área de trabalho do seu computador sempre limpa e armazenar seus arquivos em pastas que possam ser acessadas com facilidade; construa uma loja online que simplifique a experiência de navegação do cliente; e tenha sempre em mente que os aplicativos internos do seu site serão administrados por você – de modo que também devem ser simplificados.
Imagem: Happy Body Formula
Evite interrupções
Não há dúvida de que os smartphones são os dispositivos mais úteis da História – tanto que muitas pessoas não hesitariam em afirmar ser impossível viver sem eles. Contudo, esses queridos dispositivos também podem ser uma fonte constante de interrupções – e não me refiro apenas aos aplicativos das redes sociais e o bom e velho Candy Crush: as ligações, as mensagens de texto e os e-mails também podem ser prejudiciais.
Se você deseja aumentar sua produtividade, talvez seja interessante evitar o celular e a caixa de entrada do e-mail por algumas horas. Uma pesquisa realizada pela Deloitte e publicada no jornal O Dia mostrou que 57% dos brasileiros verificam seus smartphones menos de cinco minutos após acordarem, e 35% afirmaram olhar os aparelhos assim que acordam. Como mostra este artigo da revista Boa Forma, esse tipo de comportamento é responsável por gerar na mente um estado reativo, que pode ocasionar problemas na rotina diária.
Enquanto trabalha, não tenha medo de deixar a caixa postal atender as suas ligações. A relata que Beth Doane, fundadora da Raintees, marca que fabrica roupas ecológicas, raramente atende seu telefone. Doane diz que só atende as ligações que está aguardando – caso contrário, ficaria o dia inteiro no telefone. “Eu costumo retornar as ligações que recebo no fim do dia. E se alguém realmente precisa falar comigo, a minha mensagem da caixa postal conta com as informações de contato da minha assistente. Assim, ela decide se a ligação é de fato importante ou não”, conta a empresária.
Quando estiver realizando suas tarefas mais urgentes, tente não deixar o celular por perto: afinal, o que os olhos não veem o coração não sente. Isso é muito importante, já que mesmo um celular no modo silencioso pode interromper a sua concentração. Talvez não seja fácil deixar de verificar o celular logo pela manhã ou ignorar ligações que não são importantes durante o dia; no entanto, é um hábito que vale a pena ser adotado.
Limite o foco
Às vezes parece que a lista de tarefas tem uns quinze itens e, assim que riscamos um, outros dois aparecem lá embaixo. Em momentos de desespero, não sabemos sequer por onde começar e, por vezes, tentamos matar dois (ou vários) coelhos com uma cajadada só. No entanto, se você quer ser mais produtivo, é essencial aprender a limitar o seu foco e realizar uma tarefa de cada vez.
Especialistas afirmam que realizar várias atividades ao mesmo tempo na verdade reduz a produtividade de um indivíduo, de modo que empreendedores de sucesso devem tentar realizar uma tarefa por vez. Isso pode significar reservar duas horas para lidar apenas com o inventário e mais uma hora para . Afinal, é impossível planejar as escalas de trabalho e fazer o inventário da empresa ao mesmo tempo.
Controlar a sua atenção significa administrar com eficiência as possíveis distrações para produzir resultados com mais agilidade e qualidade.
Adote um sistema de gestão de tempo
Imagem: Alfavisions
Esta também é uma habilidade que não nasce da noite para o dia: saber administrar o seu tempo. E, se você só está começando, não tenha medo de pedir ajuda. Há vários apps de gestão de tempo prontos para impedir que você inicie uma tarefa sem que a anterior tenha sido cumprida. Outros sistemas de gestão de tempo, como a técnica Pomodoro e o método Eisenhower, também são populares entre os empreendedores de varejo.
Se você quer descobrir para onde vão as horas do seu dia, experimente as nossas ferramentas favoritas de rastreamento de tempo (atenção: todas estão em inglês!)
Deixe o serviço com os robôs
Se você administra a sua empresa sozinho, dificilmente se lembrará ou terá tempo de fazer tudo. Nessas horas, os robôs são os seus melhores amigos: eles são capazes de transformar tarefas repetitivas e demoradas em tarefas pré-agendadas, que não precisam ser supervisionadas. E os robôs podem fazer isso com os mais diversos processos.
As redes sociais, por exemplo, são uma fonte fundamental de marketing e publicidade para qualquer varejista. Mas quem tem tempo para publicar no Twitter, no Facebook e no Instagram várias vezes por dia? Para a nossa sorte, existem ferramentas como o Buffer e o Hootsuite que podem ajudar no gerenciamento desses canais de mídia social; no entanto, algumas dessas ferramentas costumam cobrar um pequeno valor pelo serviço prestado. Talvez seja melhor pagar esse preço do que acordar em plena quinta-feira e perceber que faz duas semanas que você não publica nada no Twitter.
Outra maneira de automatizar os processos da sua empresa é abandonar o papel. Por mais que isso pareça assustador, lembre-se de que grande parte das empresas de varejo podem contar quase que exclusivamente com processos informatizados. Recibos, contas e depósitos bancários podem ser gerenciados com facilidade pela Internet. Além do mais, migrar o processo de faturamento do fornecedor e os formulários do seu inventário para um formato digital significa nunca mais precisar revirar aquelas inúmeras caixas de arquivo para achar um documento específico. Se a sua empresa contar com funcionários, você pode armazenar alguns documentos como o registro de horas e as informações pessoais diretamente na nuvem, para acessá-los sempre que quiser.
Lembre-se de terceirizar e delegar
Mesmo que você transfira algumas tarefas para o cuidado dos robôs, é impossível deixar todo o resto nas suas mãos. Para ser ainda mais produtivo, a receita é simples: retirar outras atividades do seu controle. Aprender a terceirizar e delegar tarefas é imperativo para a sua produtividade. Lembre-se de que projetos relacionados à entrada de dados e outros serviços que lidam diretamente com o cliente podem ser terceirizados sem grandes custos adicionais. Por exemplo, se você tem uma empresa de e-commerce, mas não tem os conhecimentos necessários para construir ou remodelar o seu site, pode ser mais produtivo contratar alguém que saiba.
Você pode ganhar inúmeras horas de tempo livre se contratar freelancers ou outros prestadores de serviços para realizarem algumas atividades por você. Não sabe por onde começar? Leia o nosso guia sobre .
Planeje com antecedência
É provável que você tenha definido metas mensais, anuais ou mesmo de longo prazo para a sua empresa. Mas será que você está planejando o seu tempo de maneira produtiva? A maioria das pessoas costuma programar a semana apenas na segunda-feira de manhã; no entanto, os empreendedores de sucesso fazem isso na sexta anterior ou mesmo durante o fim de semana.
Este artigo, por exemplo, mostra que uma boa tática para planejar-se com antecedência é programar a sua semana no domingo à noite – uma tarefa que não leva mais do que 30 minutos para ser concluída e que pode ajudar você a começar a semana com alguns pontos já definidos. Esse tipo de programação pode ser muito útil, uma vez que organiza as suas tarefas e tudo o que precisa ser feito para atingir os seus objetivos; além disso, pode ajudar a reduzir o estresse da sua semana.
Outra maneira de planejar com antecedência e aumentar a produtividade é trabalhar de casa – ou, caso já trabalhe de casa, em outro espaço – ao menos um dia na semana. Segundo o Business Insider, é exatamente isso que Tracy Dinuzio, fundadora e CEO da loja Tradesy, faz: “Tento trabalhar de casa ao menos um dia da semana. Se estou no escritório, tento criar alguns horários para me concentrar – sem interrupções – naqueles itens que estão no topo da minha lista de tarefas”, revela a empresária.
É melhor fazer apenas três coisas, mas fazê-las bem, do que fazer 10 coisas pela metade.
Não se esqueça de relaxar
Por mais que isso pareça paradoxal, você precisa diminuir o ritmo se quiser ser mais produtivo. Então, faça pequenas pausas: elas ajudarão você a ter um desempenho ainda melhor no seu trabalho e curtir mais as atividades desempenhadas. E não estamos falando apenas das férias e das licenças (quando necessárias), mas também de pequenas pausas ao longo do dia de trabalho. Um artigo do blog Picar o Ponto sugere que as pausas podem evitar o cansaço extremo: “Trabalhar oito ou mais horas por dia sem fazer uma única pausa não é saudável, pode ser contraproducente e é a melhor maneira de entrar num esgotamento, que não será benéfico nem para a sua carreira, nem para a sua vida pessoal”.
Outra dica para aumentar a produtividade é não marcar reuniões a menos que a pauta esteja bem definida. Reuniões tomam muito tempo e, por vezes, saímos delas sentindo que foram uma perda de tempo. Por esse motivo, é importante definir uma pauta com antecedência, além de certificar-se de que, ao final, você recebeu atividades claras e objetivas para realizar.
Por último, não deixe de reservar um tempo só para você. O trabalho é importante, mas não se esqueça da família e dos amigos, que também querem aproveitar a sua companhia. Não é raro os empreendedores acharem que precisam trabalhar sem parar; afinal, se você não estiver trabalhando por sua empresa, quem estará? Mas não pense assim. É importante saber se distanciar da atividade profissional para que a sua mente possa relaxar; assim, quando você voltar ao trabalho na segunda-feira, estará ainda mais motivado.
O que você faz para ser mais produtivo?
Quais são os seus segredos para aumentar a produtividade? Tem alguma dica para compartilhar? Conte nos comentários abaixo!
Sobre a autora
Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.
Post original em inglês: Lucas Santo
Tradução e localização: Marcela Lanius
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