„Wo ist denn eigentlich …?“ - Jedes Unternehmen kennt diese Frage wahrscheinlich zu gut. Eine Vielzahl an Gerätschaften zu verwalten, darunter Arbeitsmaschinen, Firmenlaptops bis hin zu Tischen und Stühlen, kann schnell zur Mammutaufgabe werden. Aber nicht nur die reine Verwaltungsorganisation der Gegenstände selbst ist wichtig, auch sicherheitsrelevante Inventarkontrollen nach gesetzlichen Vorgaben gilt es zu terminieren. Durch den Einsatz einer Inventarsoftware hast du sämtliche Vermögensgegenstände deines Unternehmens stets im Blick.
Außerdem hat eine Inventarsoftware die Aufgabe, schnell Auskunft über wichtige Kennzahlen zu geben und diese übersichtlich auszuwerten. Wir zeigen dir, warum der Einsatz dieser Software eine enorme Zeitersparnis bedeutet und wie du durch den Einsatz nie wieder den Überblick über dein Inventar verlierst.
Was ist eine Inventarsoftware?
Eine Inventarsoftware dient grundsätzlich der technischen Unterstützung von standardisierten Abläufen in allen Bereichen des Unternehmens. Die Software übernimmt Aufgaben wie bspw. die Inventarisierung oder das Inventarmanagement, die vorher aufwendig manuell verwaltet werden mussten. Alle wichtigen Daten zum Inventar werden hinterlegt und sind zudem immer auf dem aktuellen Stand.
Inhaltsverzeichnis:
- Wozu ist eine Inventarsoftware wichtig?
- Welche Funktionen sollte eine Inventarsoftware bieten?
- So kannst du die richtige Inventarsoftware für dein Unternehmen finden
- Vergleich: Kostenfreie oder kostenpflichtige Inventarsoftware?
Wozu ist eine Inventarsoftware wichtig?
Wenn in einem Unternehmen sehr viele Dinge verwaltet werden müssen, kann es schnell passieren, dass der Überblick verloren geht. Das wird spätestens dann zum Problem, wenn Aufträge aufgrund fehlender Geräte nicht ausgeführt werden können oder eine wichtige Frist versäumt wird.
Es ist kein seltener Fall, dass firmeneigenes Inventar im Arbeitsalltag verloren geht oder nicht auffindbar ist, weil nicht klar ist, wer es wo zuletzt verwendet hat. Eine Inventarsoftware hilft dir dabei, immer zu wissen, welche Dinge sich wo und in welcher Anzahl befinden und von wer diese gerade nutzt.
Die Software ist in der Lage, alle im Inventarmanagement erforderlichen Aktivitäten abzubilden. Dabei befasst sich eine Inventarsoftware nicht nur mit der Dokumentation von diversen Gegenständen, sie bildet auch organisatorische Aufgaben des Inventarmanagements ab. Zu den wichtigen Funktionen zählen dabei z.B. Inventarkennzeichnung, Nutzerwechsel, Umzugsmanagement und das Überwachen von IT-Equipment.
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Neben der reinen Verwaltung von Betriebsmitteln, werden auch Büroschränke, Stühle, Büroeinrichtung sowie Werkzeuge oder Computer erfasst. Die Verwaltung, Planung und Organisation aller Gegenstände des Unternehmens sind Schwerpunkte der Inventarsoftware. Daher sollte sie sich nicht nur auf die einfachen Inventargüter beziehen, sondern alle Betriebsmittel einschließen.
Durch den Einsatz einer Inventarverwaltung kannst du proaktive Entscheidungen auf Grundlage von Analysen treffen und somit alle Prozesse des Inventarmanagements optimieren. Zudem kannst du so einfach alle gesetzlichen Bestimmungen mithilfe einer Dokumentation aller relevanten Daten zur Berichterstellung einhalten.
Welche Funktionen sollte eine Inventarsoftware bieten?
Eine gute Inventarsoftware sollte in der Lage sein, alle deine Anforderungen und Bedürfnisse in Hinblick auf das Inventarmanagement abzubilden und somit zu unterstützen. Dazu werden die nötigen Daten gesammelt und übersichtlich dargestellt.
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Natürlich unterscheiden sich die benötigten Funktionen je nach Branchenausrichtung und Unternehmensgröße, dennoch haben sich die folgenden Softwaremodule als Standard herauskristallisiert:
- Intuitive Verwaltung deines Inventars
- Erfassung von Möbeln, Arbeitsgeräten oder anderer Betriebsmittel
- Kennzeichnung durch Inventaretiketten
- Abbildung organisatorischer Aufgaben, die in der Inventarisierung wichtig sind
- Wichtige Funktionen wie z.B. Umzugsmanagement oder Nutzerwechsel
- Verwaltung von Garantiezeiten
- Kennzahlen und Analysen
Deine Inventarsoftware sollte dich also stets auf dem aktuellen Stand darüber halten, welches Inventar du besitzt, wo es sich befindet und in welchem Zustand es ist. Dazu sollte sie es beispielsweise ermöglichen, Firmengeräte auf einzelne Mitarbeiter:innen, Räume und Standorte zu disponieren. Auch die Verknüpfung von Service-Leistungen und Reparaturen ist ein wichtiger Punkt. Damit kann die Nutzung von Inventar lückenlos aufgezeichnet werden, was wiederum als Datenbasis für eine Inventaranalyse herangezogen werden kann. Geräte, Maschinen, Fahrzeuge und gegebenenfalls Defekte und Mängel sollten ständig aktualisiert werden können. Zudem sollten Daten DSGVO-konform an einem zentralen Ort sicher gespeichert werden. Damit stellst du sicher, dass du nie den Überblick verlierst und Kontrollfristen sowie Reparaturen stets im Blick behältst.
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Außerdem sollte die Software über variable Auswertungs- bzw. Reportmöglichkeiten verfügen. Wichtig ist, den Ist-Bestand der Güter mit dem Soll-Bestand schnell und transparent abgleichen zu können. Zusätzlich sollte die Möglichkeit einer mobilen Erfassung bei der Inventarisierung und verschiedene Import-/Export-Funktionen bestehen.
So kannst du die richtige Inventarsoftware für dein Unternehmen finden
Um die passende Inventarsoftware für dein Unternehmen zu finden, solltest du bereits im Vorfeld genaue Vorstellungen haben, was du eigentlich suchst. Stelle dir dazu am besten die folgenden Fragen:
- Welche Ziele verfolgt dein Unternehmen?
- Welche Verbesserungen erwartest du?
- Welche Probleme sollen gelöst werden?
- Welche bisher unberücksichtigten Potenziale willst du zukünftig nutzen?
Du solltest auf ein System setzen, mit dem du alle Bereiche deines Unternehmens managen kannst. Egal, ob maßgeschneiderte Cloud- oder Desktop-Lösung mit optionalen Cloud-Erweiterungen, die richtige Inventarsoftware sollte auf alle Fälle die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens erfüllen.
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Welche Inventarsoftware die beste ist, kann also nicht pauschal beantwortet werden. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Ansprüche und Anforderungen. Außerdem hat jeder Anbieter bzw. jede Anbieterin eine andere Zielgruppe, auf welche die Inventarsoftware ausgerichtet ist, um deren Anforderungen bestmöglich zu erfüllen.
Die Flexibilität und Anpassbarkeit der Lösung ist das A und O bei der richtigen Auswahl. Setze auf ein System, das auf dein Unternehmen zugeschnitten ist. Achte auch auf das Preis-Leistungsverhältnis für eine kostengünstige Verwaltung deiner Inventargüter.
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Die Inventarverwaltung ist stark von der Vielfalt der Produkte und den Bedürfnissen eines Unternehmens abhängig. Ob eine kostenlose Inventarsoftware auch für dich infrage kommt, hängt wiederum von deinen Ansprüchen ab. Damit dir die Entscheidung leichter fällt, haben wir für dich die Vor- und Nachteile von kostenlosen und kostenpflichtigen Inventarsoftwares aufgelistet.
Kostenlose Inventarsoftware
Vorteile:
- Grundlegende Funktionen für die Inventarverwaltung
- Oft sind E-Commerce-Integrationen enthalten
- Kosteneinsparung, da die Software kostenfrei genutzt werden kann
Nachteile:
- Eingeschränkter Kundensupport
- Updates sind oft nicht inbegriffen
- Meist wird nur eine begrenzte Anzahl von Produkten, Lagern oder Benutzer:innen unterstützt
- Funktionen sind weniger umfangreich als bei kostenpflichtigen Modellen
Kostenpflichtige Inventarsoftware
Vorteile:
- Unbegrenzter Kundensupport
- Software-Updates inklusive
- Erweiterter Funktionsumfang für die Bestandsverwaltung
Nachteile:
- Laufende oder einmalige Kosten fallen an
- Abhängigkeit von Softwareentwickler:innen bei der Aktualisierung
- Möglicherweise zahlst du für Funktionen, die dein Unternehmen nicht benötigt
Kostenfreie Inventarsoftware-Lösungen haben zwar meist einen geringeren Funktionsumfang, dennoch sollten sie ausreichen, um kleine Unternehmen oder Einzelunternehmen bei der Verwaltung ihrer Bestände zu unterstützen. Für größere Unternehmen sind kostenpflichtige Versionen dagegen die bessere Wahl.
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Fazit
Eine Inventarsoftware sorgt für die nötige Transparenz bei der Inventarverwaltung. Die Software hilft dir dabei, dein Inventarverzeichnis ohne großen Aufwand stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Mit einem ausführlichen Inventarverzeichnis hast du sämtliche Vermögensgegenstände immer im Blick. So lassen sich auch Kosten für Ersatzbeschaffungen genauer kalkulieren und Finanzmittel zielgenauer einsetzen. Fehlinvestitionen kannst du damit vermeiden.
