在宅勤務の効率化する8つの方法：リモートワークのコツ

この記事では、在宅勤務を効率化する方法を8つご紹介します。テレワークが可能な企業に勤めている人や、自宅で仕事をしている個人事業主や起業家の方は、ぜひ参考にしてみてください。

在宅勤務を効率化する8つのコツ

1. ワークスペースとプライベート空間を分ける

ワークスペースとプライベート空間を分けて、仕事に集中できる環境を整えましょう。在宅勤務をしている方や、ネットで稼ぐ仕事やスマホ副業をしている方の中には、ベッドルームやリビングルームを仕事場にしている人は多いかもしれません。しかし、空間を分けずに仕事をしてしまうと、プライベート時間との区別がつきにくくなります。仕事中に家のことが気になったり、終業時間が過ぎてもダラダラと仕事を続けてしまうことになりかねません。

空間を分けることで、オンとオフの切り替えがしやすくなり、仕事に集中しやすい環境をつくることができます。部屋を分けることが望ましいですが、難しい場合は、仕切りを使ってワークスペースを確保することも可能です。

2. 仕事で使うアイテムにこだわる

在宅勤務の効率化を図るには、仕事で使用するデスクや椅子などのオフィス家具や、アイテムにこだわりましょう。自分に合わない高さのデスクで作業をすると、肩こりや腰痛の原因になります。デスクワークでは、長時間同じ体勢で作業をすることが多いため、快適に仕事をするためにも、身体に負担のかかりにくいオフィス家具を選ぶことをおすすめします。

プロゲーマーにも使われているゲーミングチェアや、適切な高さに調節できる昇降式デスクの導入を検討してみましょう。手首に負担のかかりにくいマウスやパームレスト、大きめのディスプレイなど、疲労がたまりにくいデスク用品の導入も検討してみてください。

3. 集中を妨げるものを置かない

仕事を円滑に進めるために、デスクやワークスペースには集中の妨げとなるものを置かないようにしましょう。リモートワークでは、基本的に一人で作業することになるので、気が散ってしまい、集中力が続かない人も少なくありません。手元の雑誌をついつい見てしまったり、頻繁にSNSをチェックしたりしてしまうこともあるでしょう。こういった事態を避けるためにも、物理的に集中を妨げる物を置かない工夫が必要です。本や雑誌は目に見えない場所にしまう、着信やメール以外ではスマホは触らない、などの方法が考えられます。スマホを触ることを止められない場合は、指定した時間帯は特定の機能以外を使えないようにするアプリも活用できます。

また、余計な作業が発生して集中力が途切れてしまわないように、パソコンのフォルダやデスク周りは整理整頓しておきましょう。働く環境が変わることで、必要なフォルダやファイルを見つけるのに時間がかかってしまうことを回避できます。デスク周りの整理整頓は、必要なものだけを手の届く位置に配置し、作業のしやすさにこだわりましょう。必要なものを探したり、取りに行ったりする手間が省けて、集中力を維持しやすくなります。

4. 仕事着に着替える

在宅勤務では、作業を始める前に仕事着に着替える習慣をつけましょう。仕事着に着替えたり、身だしなみを整えたりすることで、オンとオフを切り替えやすくなります。自宅にいながら職場と同じような緊張感をもって仕事に取り組めるので、作業効率を落とすことなく仕事をすることができます。アントレプレナーとして自宅で働く人や、在宅で稼ぐ予定の人にも有効です。

5. ルーティンを決める

仕事の開始と終了のルーティンを決めて、仕事とプライベートの区切りを明確にしましょう。仕事前にストレッチやオンラインヨガをする、仕事開始時にやることリストを作成する、就業時間を過ぎたら部屋着に着替える、などがおすすめです。仕事前、仕事中、仕事後の行動をパターン化して、仕事と私生活にメリハリをつけましょう。

在宅勤務で集中力が続きにくい人は、ポモドーロテクニックを使ってみると良いかもしれません。「25分作業をしたら5分休憩する」というルーティンを繰り返すことで、集中しやすい環境を作りましょう。数時間継続して集中するのが難しい人も、分割することで集中しやくなる傾向にあります。定期的に小休憩をはさむことで疲労蓄積を避け、生産性向上も期待できます。

6. 家事は休日に終わらせておく

掃除や洗濯などの家事や平日のランチの作り置きなど、家事はできるだけ休日に終わらせておきましょう。家のことが気になって仕事に集中できない、昼食の準備に時間がかかってしまう、といった事態を回避できます。前もって食事を準備しておくことが難しい場合は、お弁当や総菜の宅配サービスの活用も検討してみましょう。

7. タスク管理ツールを活用する

タスク管理ツールを導入して、自分の仕事を可視化して、やるべき仕事の確認や進捗確認、情報共有を円滑化するのも有効です。同僚や部下、取引先と作業内容を共有したり、進捗状況を確認したりできるので、プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなります。確認漏れや作業漏れを回避できる効果もあり、優先順位を決めて効率よく作業を進めることができます。在宅勤務の効率化に活用できる主なタスク管理ツールは、次のとおりです。

• Trello（トレロ）：グループ向けのタスク管理ツールで、プロジェクト毎にタスクを整理したり、進捗を管理するのに役立ちます。
• Asana（アサナ）：プロジェクト管理を一元管理するためのツールです。TrelloやGoogle Agendaなどさまざまなアプリと連携して使用できます。
• Backlog（バックログ）：直感的に操作しやすいUIで、初めて導入する場合にも使いやすいタスク管理ツールです。現状把握やタスク管理、スケジュール確認を手軽に共有できます。
• Notion（ノーション）：タスク管理や情報整理がしやすく、リアルタイムで共同編集ができます。多くの機能が利用できる反面、使いこなすまでに時間がかかる可能性があります。

タスク管理ツールのなかには、基本機能は無料で使用できるものもあり、使い勝手を確かめてから有料プランに移行できる場合もあります。他にも在宅勤務に便利なツールがたくさんあるので、海外で人気の仕事効率化アプリの記事も参考にしてみてください。

8. コワーキングスペースを活用する

自宅では集中しにくい、効率が落ちてしまうという人は、コワーキングスペースを活用しましょう。利用料はかかりますが、コワーキングスペースは利用料がかかりますが、自宅よりも集中しやすい、オフィスのように落ち着いて作業ができるというメリットがあります。場所によっては、複合機を利用できたり、飲み物が無料だったりするほか、個室を使える場合もあります。ウェブ会議をする可能性がある場合は、専用のスペースがあることを確認しておきましょう。

新規事業を始める予定の人も、在宅勤務だけではなく、コワーキングスペースの活用を検討してみてください。同業者と知り合うきっかけにもなり、情報交換の場になるかもしれません。

まとめ

働き方が多様化するなかで、テレワークを導入する企業が増えており、自宅でできる仕事を選ぶ人も多くなっています。会社に勤務している人も起業家の人も、自宅での作業を効率化することで、仕事とプライベートを充実させることができます。

まずは、仕事に使うアイテムにこだわる、集中を妨げる物を近くに置かない、家事を週末に終わらせておくなど、事前に準備をして仕事に没頭しやすい環境を作れるように心がけましょう。ルーティンを決めたり、身だしなみを整えたりして、メリハリのある生活をすることも重要です。タスク管理ツールやコワーキングスペースなどの活用も検討しながら、自分にあった効率化の方法を見つけて、より快適なテレワークを実現しましょう。

文：Masumi Murakami