De boekhouding is vaak niet het meest favoriete onderdeel van ondernemers, maar het is oh zo belangrijk. Je bent niet alleen voor de btw verplicht om een controleerbare boekhouding bij te houden, maar het is ook voor jezelf essentieel om goed en actueel overzicht te hebben.
Een gedegen boekhouding zorgt ervoor dat jij altijd precies weet wat er speelt binnen jouw bedrijf. Daarnaast wordt het doen van belastingaangiftes een stuk eenvoudiger en werkt het juist tijdbesparend in plaats van tijdrovend. Vooral als je gebruik maakt van een boekhoudprogramma.
Heb je nog niet eerder met een boekhoudprogramma gewerkt, maar wil je dat wel gaan doen? Er is niet zoiets als hét online boekhoudprogramma, maar in dit artikel helpen we je wel met het kiezen van een boekhoudprogamma dat bij jou onderneming past.
Wij leggen je graag uit hoe je dat doet, waar je op moet letten en wat de meest gebruikte boekhoudprogramma's zijn voor Shopify.
Inhoud
Waarom automatiseren een must is voor je boekhouding
Als je zo min mogelijk tijd kwijt wilt zijn aan de boekhouding van jouw webshop is het automatiseren van de boekhouding de key tot succes. Dankzij slimme en toegankelijke software voor online boekhouden en handige koppelingen tussen webshops en boekhoudprogramma's heb je binnen no time de boekhouding van jouw webshop klaar.
Met online boekhoudsoftware is het mogelijk om bijna de volledige boekhouding van jouw webshop te automatiseren. En hoe meer de boekhouding geautomatiseerd is hoe minder tijd jij kwijt bent aan het boekhouden.
Online vs. offline boekhoudprogramma
Het verschil tussen online en offline boekhouden is dat je bij de eerste in de cloud werkt. Bij een offline boekhoudprogramma instelleer je het programma op je computer en kun je vervolgens ook zonder internet je boekhouding doen.
Dat is meteen ook het grote voordeel van offline boekhouden. Nadelen zijn onder andere:
- Alleen jij hebt toegang tot het programma, waardoor je niet gebruik kunt maken van een accountant.
- Als je computer crasht, ben je alle gegevens kwijt
- Een offline boekhoudprogramma is vaak veel duurder. Met een online programma ben je ook veel flexibeler, je kunt het abonnement ieder moment stopzetten.
Administratie op één plek
Het mooie aan het online boekhouden is dat je de hele financiële administratie van jouw onderneming op één plek hebt, door een compleet boekhoudpakket wat de meeste programma's aanbieden. Van het opmaken van facturen tot het verwerken van de kostenposten, aangifte doen bij de belastingdienst of bankrekeningen en andere systemen aan elkaar koppelen.
Ook kun je via deze programma's samenwerken met jouw boekhouder en, last but not least, het boekhoudprogramma koppelen aan jouw (Shopify) webshop. Deze programma's zijn snel, eenvoudig, veilig en verdienen zichzelf binnen mum van tijd terug.
Kortom, redenen genoeg om over te stappen van het ouderwets offline boekhouden op papier of in Excel naar een online boekhouding.
Boekhoudprogramma’s met elkaar vergelijken: waar op letten?
Maar hoe weet je nu wat de juiste online boekhouder voor jou is? En waar moet je naar kijken als je deze boekhoudprogramma's met elkaar wilt vergelijken? De prijs is natuurlijk van belang, de functies spelen een rol en het proces moet zoveel mogelijk geautomatiseerd kunnen worden.
Daarnaast heeft niet iedere startende ondernemer boekhoudkennis paraat, dus is een laagdrempelig, toegankelijk programma ook prettig. En ook belangrijk: is de boekhoudsoftware Belastingdienst erkend?
Hieronder bespreken we de belangrijkste factoren waar je op moet letten bij het kiezen van een online boekhoudprogramma:
Boekhoudprogramma koppelen met jouw webshop
Het eerste waar je naar moet kijken voordat je een abonnement afsluit bij een online boekhouder is of het programma een koppeling kan maken met jouw webshop. Deze koppelingen worden in de meeste gevallen aangeboden door een externe softwareontwikkelaar. Voor het leveren van deze koppelingen brengen de softwareontwikkelaars extra kosten in rekening, meestal in de vorm van een maandelijks abonnement.
De koppeling tussen je webshop en het boekhoudprogramma zorgt ervoor dat alle data van je webshop automatisch geïmplementeerd wordt in de boekhouding. Als je dit combineert met een koppeling tussen de bank en de boekhoudsoftware worden alle gegevens automatisch aan elkaar gekoppeld.
Je kunt de boekhouding ook zonder zo'n koppeling doen. Dat houdt wel in dat je alle data uit Shopify via exportlijsten moet downloaden en dit vervolgens handmatig in de boekhouding moet uploaden. Datzelfde geldt voor de gegevens van de bankrekening. Een foutje is echter snel gemaakt, en er gaat vaak heel veel tijd zitten in het correct uploaden van deze informatie.
Er worden door verschillende partijen koppelingen tussen webshops en boekhoudprogramma's aangeboden. Meestal geeft de online boekhouder aan met welke partij ze samen werken. Bij Shopify zijn een aantal van deze koppelingen verkrijgbaar in de Shopify App store. Deze koppelingen worden onder andere aangeboden door Webwinkelfacturen.nl, Combidesk en CODE.
De koppelingen van deze externe partijen verschillen onderling ook nog eens van elkaar. CODE is bijvoorbeeld gespecialiseerd in het maken van allerlei verschillende koppelingen voor Shopify, terwijl Combidesk en Webwinkelfacturen koppelingen maken voor alle veelgebruikte webshopplatforms.
Eenvoudig in gebruik en extra service
Het ene programma is het andere niet. Kies je voor een programma waar heel veel mogelijk is maar dat misschien minder gebruiksvriendelijk is, of heb je liever iets meer rechttoe rechtaan? En welk programma biedt de beste service en heeft een telefonische helpdesk waar je met al jouw vragen naar toe kunt?
Sommige boekhoudprogramma's hebben een hele uitgebreide helpdesk waar je altijd met al jouw vragen terecht kunt. Andere boekhoudprogramma's proberen ondernemers zoveel mogelijk te helpen door cursussen aan te bieden over online boekhouden. Of ze hebben een kennisbank gecreëerd waar de meeste vragen over de boekhouding van een webshop al voor je te vinden zijn. Bedenk wat jij prettig vindt, en zoek daar de juiste boekhoudsoftware bij.
Alleen de functies die je nodig hebt
Welke functionaliteiten heeft het boekhoudprogramma allemaal? Sommige boekhoudprogramma's kunnen met één druk op de knop jouw belastingaangifte versturen of om uitstel vragen.
Andere boekhoudprogramma's hebben weer een handige app waarmee je altijd de meest actuele cijfers bij de hand hebt. Ook verschillen de programma's in de rapportages die ze voor jou kunnen maken: heel uitgebreid of heel beknopt.
Een kleine dropshipping boekhouding vraagt veel minder rapportage dan de boekhouding van een grote webshop of een online platform. Als jij een kleine webshop hebt en net begint met online boekhouden, heb je lang niet alle functies nodig die geavanceerde boekhoudsoftware biedt. Kijk daar kritisch naar, en zorg ervoor dat jij door de bomen het bos nog kunt zien.
De prijs van boekhoudprogramma's (en meegroeien)
Ben je op zoek naar de goedkoopste prijs of kies je liever voor duurdere boekhoudsoftware met alles erop en eraan? De prijzen verschillen onderling nogal van elkaar, dus je zult zelf moeten afwegen wat voor jou belangrijk is. Daarnaast kun je vaak kiezen voor verschillende pakketten: als je heel veel verkoopt heb je waarschijnlijk een groter pakket nodig dan een kleine dropshipper.
Zorg er ook voor dat het programma waarvoor je kiest met jou mee kan groeien. Zo voorkom je dat je niet na een jaar alweer van boekhoudprogramma moet wisselen.
Let op: In onze top vijf van meest gebruikte boekhoudprogramma's, verderop in dit artikel, noemen we vanaf-prijzen.
Het kan zijn dat jij meer nodig hebt dan in het basispakket wordt aangeboden. Bij de prijzen van de hieronder beschreven pakketten is rekening gehouden met het feit dat je het programma gaat gebruiken voor de boekhouding van een webshop. Het kan dus zijn dat de partijen ook een goedkoper pakket aanbieden dat voornamelijk gericht is op freelancers.
Het beste boekhoudprogramma voor jouw webshop kiezen
Alle genoemde factoren samen bepalen wat voor jou het beste boekhoudprogramma is, en hier is helaas niet een eenduidig antwoord op te geven. De ene webshop is de andere namelijk niet. Webshops verschillen in grootte, producten, locaties van klanten en vele andere factoren die samen bepalen wat voor jou de beste software is.
Daarnaast is elke ondernemer anders: er zijn ondernemers die tot in de puntjes willen weten waar ze precies staan, en ondernemers die simpelweg groene cijfers willen zien. Met andere woorden, jij zult zelf moeten bepalen wat het beste boekhoudprogramma voor jou is door de boekhoudprogramma's met elkaar te vergelijken.
Wij hebben het vergelijken iets makkelijker voor je gemaakt door de vijf meest gebuikte boekhoudprogramma’s in Nederland voor je op een rijtje te zetten. Ze kunnen allemaal gekoppeld worden aan Shopify. Per pakket bespreken we kort de andere vier aandachtspunten die we hierboven al noemden.
Wil jij meer weten over wat je allemaal moet opnemen in jouw boekhouding? Neem dan eens een kijkje in het Handboek Ondernemen van de Belastingdienst.
5 populaire boekhoudprogramma's vergelijken (inclusief een Shopify koppeling)
Er zijn héél veel boekhoudprogramma's die een koppeling met Shopify mogelijk maken. In de App store van Shopify kun je alle boekhoudsoftware-bedrijven vinden die gebruik maken van een externe koppeling, zoals die van Webwinkelfacturen.nl, Combidesk of CODE. Om het overzichtelijk te houden hebben wij de vijf meest gebruikte boekhoudprogramma's voor webshops met een Shopify koppeling op een rijtje gezet.
Exact Online
Exact Online is het meest gebruikte boekhoudprogramma van Nederland met ruim 550.000 ondernemers als klant. De boekhoudsoftware van Exact maakt het mogelijk om al jouw software te koppelen en te werken vanuit één systeem. Exact helpt ondernemers bij de boekhouding door het geven van webinars en trainingen.
Via de software van Exact kun je heel gemakkelijk jouw btw-aangifte en icp-aangifte versturen. Facturen en bonnen kun je via de app van Exact Online gemakkelijk uploaden door middel van het nemen van een foto.
Een abonnement op het boekhoudprogramma van Exact Online is maandelijks opzegbaar en begint vanaf € 39,- per maand. De eerste 30 dagen is het programma gratis uit te proberen. De Shopify App store biedt koppelingen met Exact Online aan van Webwinkelfacturen, Combidesk en CODE.
Moneybird
Moneybird is met 200.000 klanten ook een grote speler op het gebied van online boekhouden. Het boekhoudprogramma is overzichtelijk en daardoor heel makkelijk in gebruik. Daarnaast helpt Moneybird beginnende ondernemers een handje door middel van een gratis boekhoudcursus en een uitgebreide kennisbank.
Ook kun je via Moneybird met één druk op de knop de btw-aangifte digitaal versturen. Bonnen en facturen kan je via de App gemakkelijk uploaden en inzien.
De vier grootste Nederlandse banken hebben een automatische koppeling met Moneybird. Daarnaast biedt de Shopify Appstore koppelingen aan van Webwinkelfacturen.nl en Combidesk die jouw webshop verbinden met de software van Moneybird. Het boekhoudprogramma van Moneybird is verkrijgbaar vanaf € 12,- per maand en is maandelijks opzegbaar. De eerste 60 dagen kun je het programma gratis uitproberen.
e Boekhouden
e-Boekhouden.nl is heel populair onder startende ondernemers en webshophouders. Het grote voordeel van e-Boekhouden.nl is namelijk dat je het programma tot wel 15 maanden gratis kunt uitproberen. Deze tijd gaat in na de inschrijving van jouw bedrijf bij de KvK. E-boekhouden heeft een hele handige app waarmee je altijd zicht hebt op jouw boekhouding en heel gemakkelijk facturen kunt uploaden.
E-Boekhouden heeft een heel duidelijk startscherm en een uitgebreid pakket aan mogelijkheden. Daarnaast biedt het programma videotrainingen en handleidingen voor de beginnende ondernemer en kun je je zelfs inschrijven voor een klassikale training.
Het boekhoudprogramma van e-Boekhouden heeft een koppeling met bijna alle Nederlandse banken. De software kan ook gekoppeld worden aan Shopify door middel van de koppeling van Webwinkelfacturen.nl. Daarnaast kun je via e-Boekhouden met één druk op de knop jouw btw-aangifte versturen. Voor webshops begint e-Boekhouden vanaf € 14,50 per maand en is maandelijks opzegbaar.
Rompslomp
Het doel van Rompslomp is om boekhouden zo makkelijk mogelijk te maken voor ondernemers. Het programma is heel eenvoudig en daarmee echt bedoeld voor de kleine en startende ondernemer. De app van Rompslomp werkt net zo goed op je telefoon of tablet als in een browser.
Rompslomp heeft hele handige handleidingen gemaakt over het werken met het boekhoudprogramma en heeft een uitgebreide kennisbank met informatie en kennis over het boekhouden zelf. Bij Rompslomp moet je zelf via de Belastingdienst de btw-aangifte versturen, maar het programma helpt je wel op weg.
Jouw Shopify webshop kun je heel makkelijk koppelen aan het programma van Rompslomp dankzij een koppeling van Webwinkelfacturen.nl. Ook maakt Rompslomp een automatische koppeling met de meeste Nederlandse banken mogelijk. De boekhouding van een webshop begint bij Rompslomp voor € 15,- per maand en is maandelijks opzegbaar. Het programma kun je één maand gratis uitproberen.
Jortt
Jortt is één van de populairste programma's onder webshophouders en startende ondernemers. Dat komt voornamelijk omdat het programma van Jortt misschien wel het makkelijkste programma is van allemaal. Jortt is zo eenvoudig omdat het grootste deel van de boekhouding is geautomatiseerd. De software richt zich daarbij op jouw bankrekening en boekt bijna alle inkomsten en uitgaven automatisch in.
Via het boekhoudprogramma van Jortt kun je daarnaast heel eenvoudig de btw-aangifte versturen. Facturen en bonnen kun je bij Jortt heel eenvoudig via de app uploaden naar jouw administratie.
Het boekhoudprogramma van Jortt heeft een speciale kennisbank waar je met de meeste vragen terecht kunt. Het programma kan ook gekoppeld worden aan de meeste Nederlandse banken en jouw webshop via de koppeling van Webwinkelfacturen.nl. Het boekhoudprogramma voor webshops begint bij Jortt vanaf € 17,50 en is maandelijks opzegbaar. De software kan één maand gratis uitgeprobeerd worden.
Alternatieve boekhoudprogramma's voor Shopify webshops
Naast deze 5 boekhoudprogramma's zijn er nog veel meer online boekhoudprogramma’s die een koppeling kunnen maken met Shopify. Kun je geen koppeling voor jouw favoriete boekhouding programma vinden in de Shopify App Store? Neem in dat geval contact op met de makers van de boekhoudsoftware zelf, of met een leverancier of ontwikkelaar van software koppelingen.
Lees ook:
- Bedrijfsvoering voor kleine ondernemers: tips & trucs van een expert
- Een begroting maken voor je webshop? In 5 stappen een volledig financieel plan
- Bespaar honderden euro’s met de belangrijkste aftrekposten voor zzp’ers
Over de auteur
Jos de Groot is copywriter en digital nomad. Zijn teksten komen regelmatig vanaf een tropisch, wit strand met kraakhelder blauw zeewater.
Meer lezen
- Nieuwe EU btw-regels voor e-commerce per 1 juli- regel vandaag nog alle zaken!
- Bedrijfsvoering voor kleine ondernemers- tips & trucs van een expert
- 11 Shopify apps voor het vinden van dropshipping producten
- Kleineondernemersregeling- de voor- en nadelen van deze btw-vrijstelling voor kleine ondernemers
- Het perfecte logo ontwerpen in 7 stappen + tips en tools
- Je eigen webshop maken en lanceren- een onmisbare checklist!
- Dit kunnen chatbots wel (en niet) doen voor je webshop
- Je webshop succesvol vertalen, deel 2- Kies de juiste vertaler of tool
- 35 Time management tips voor ondernemers (door productiviteitsexperts)
- Een liquiditeitsbegroting opstellen- tijdwinst, tips en een voorbeeld
