Como contratar assistente virtual para sua empresa

Como proprietário de um negócio, você lida com todas as tarefas administrativas: processar pedidos, responder a clientes, gerenciar o marketing e cuidar das operações diárias. Apesar das inúmeras razões para empreender, a falta de tempo não deveria ser uma delas.

Por isso, muitos empreendedores online escolhem um assistente virtual como seu primeiro reforço, delegando tarefas e processos diários essenciais, o que lhes permite focar no crescimento do negócio.

Ter um assistente virtual (AV) é como contar com um par extra de mãos, mas sem os custos de um funcionário em tempo integral. Se o crescimento do negócio trouxe mais tarefas e estresse à sua rotina, talvez seja hora de contratar um AV e recuperar algumas horas valiosas do seu dia.

O que é um assistente virtual e como ele pode ajudar?

Um assistente virtual é um profissional versátil que atua remotamente, realizando tarefas delegadas como responder e-mails, agendar posts em redes sociais e inserir dados. Normalmente, trabalha por uma por hora ou com pagamento mensal por um número fixo de horas.

Um AV pode atuar como um nômade digital em qualquer lugar do mundo, gerenciar múltiplos clientes e costuma ter competências em áreas como redação de conteúdo, contabilidade ou design.

Para quais tarefas você pode contratar um assistente virtual?

• Responder e-mails de clientes, interagir em redes sociais e atender telefonemas
• Realizar a gestão de comunidades, moderando comentários em anúncios no Facebook e Instagram e monitorando o X (antigo Twitter) para oportunidades de engajamento
• Criar listas de contatos de blogueiros e influenciadores com base em critérios específicos
• Pesquisar estatísticas e exemplos para conteúdos futuros
• Processar pedidos e devoluções de clientes (alguns AVs têm experiência em plataformas como Shopify ou podem ser treinados para seguir um processo)
• Executar tarefas de contabilidade ou consolidar dados de diversas fontes em uma planilha
• Fazer chamadas de vendas com roteiro e diretrizes sobre como responder a perguntas frequentes
• Agendar reuniões e compromissos
• Realizar tarefas pessoais remotamente, como encomendar flores ou presentes online (alguns serviços de assistente virtual permitem compras em seu nome)

Assistentes virtuais não assumem funções completas em seu negócio, mas gerenciam processos ou tarefas específicas. Por exemplo, um assistente virtual não desenvolverá todo o seu site, mas pode auxiliar na gestão de partes da sua loja online. Eles também não criarão ou gerenciarão todo o seu conteúdo, mas podem contribuir com pesquisas ou atualizações em páginas de produtos.

Quando contratar um assistente virtual?

• Você está gastando mais tempo trabalhando no seu negócio do que desenvolvendo-o, sobrecarregado com tarefas administrativas que qualquer pessoa organizada poderia realizar remotamente
• Você está disposto a investir entre US$ 100 e US$ 3.000 (ou mais) por mês para recuperar seu tempo, tendo em conta horas de trabalho, fuso horário e habilidades necessárias de um assistente virtual confiável e dedicado
• Você já identificou tarefas e processos recorrentes que deseja terceirizar, como atendimento ao cliente (especialmente se você for introvertido) ou contabilidade
• Você já identificou que suas principais dificuldades são organização e administração, e você reconhece que um AV, naturalmente organizado e eficiente, pode atuar como um "parceiro responsável" para otimizar sua gestão
• Você se sente sobrecarregado com o crescimento do seu negócio, é um pai ou uma mãe ocupados, ou tem um trabalho de jornada completa, desenvolvendo seu empreendimento como um projeto paralelo

Embora assistentes virtuais não sejam funcionários permanentes, eles são uma solução acessível para obter ajuda contínua na gestão do seu negócio, sem os custos adicionais de uma contratação em tempo integral. Além disso, os serviços de AVs como contratados podem ser dedutíveis de impostos.

Como o assistente virtual é um profissional terceirizado, e não um funcionário fixo, você tem total flexibilidade para decidir por quanto tempo deseja mantê-lo. Um benefício pouco mencionado é a possibilidade de delegar não apenas tarefas profissionais, mas também pessoais.

Você pode contratar um AV em períodos especialmente atarefados, tanto no âmbito profissional quanto pessoal. Algumas das tarefas que podem ser delegadas incluem:

• Comparar preços de móveis para mobiliar um novo espaço
• Criar uma planilha detalhada com contatos de influenciadores, incluindo perfis do Instagram, informações de contato, tamanho do público e taxas de engajamento
• Realizar pesquisas para um quiz de personalidade e organizá-lo em um único documento

Um assistente virtual pode assumir tarefas que você não gosta de fazer, liberando tempo e espaço mental para focar nas atividades que você realmente aprecia, como a estratégia de negócios.

Quando não contratar um assistente virtual?

• Você não preparou diretrizes claras, limites e instruções passo a passo. Sem isso, um assistente virtual pode acabar consumindo mais tempo do que economiza, exigindo supervisão constante.
• Você precisa de suporte especializado e proativo. Um único AV pode ter conhecimento em diferentes áreas, mas pode não ter a experiência aprofundada que você procura. Nesse caso, considere contratar um freelancer especializado. Especialistas Shopify são freelancers e agências que dominam o ecossistema Shopify.
• Você não tem tempo para investir em treinamento e feedback. Assistentes virtuais eficazes exigem menos supervisão com o tempo. No entanto, independentemente da experiência, eles precisam de integração ao iniciarem um novo trabalho.
• Você pulou para a terceirização sem considerar a automação primeiro. Como regra geral, se o processo que você deseja terceirizar pode ser descrito como “Se este evento específico acontecer, então faça essa ação específica”, é mais econômico automatizá-lo com aplicativos como Shopify, Zapier ou outras soluções de software integradas.

O papel de um assistente virtual não é configurar sistemas para você, mas sim operar dentro das estruturas que você já estabeleceu. Contratar um AV não significa que alguém assumirá a gestão do seu negócio, permitindo que você aproveite semanas de trabalho de quatro horas na praia.

Antes de contratar um assistente virtual, é fundamental entender os passos necessários para executar a tarefa ou processo que você deseja terceirizar. Ao confiar a eles a representação da sua marca, a comunicação com clientes e, possivelmente, até a realização de pagamentos em seu nome, você precisará orientá-los sobre como realizar essas atividades corretamente.

Automatize antes de terceirizar com o Shopify Flow

O Shopify Flow permite automatizar processos específicos na sua loja, eliminando tarefas repetitivas. Você pode selecionar um acionador dentro da Shopify ou em um aplicativo compatível, escolher uma variável a ser verificada (como um número ou rótulo específico) e executar uma ação sempre que as condições forem atendidas.

Disponível nos planos Shopify Advanced e Shopify, o Shopify Flow oferece diversas funcionalidades, como:

• Notificar fornecedores ou membros da equipe quando o estoque estiver baixo
• Enviar uma nota de agradecimento escrita à mão para clientes que realizam seu segundo pedido
• Adicionar informações de pedidos a uma planilha do Google ou a um quadro do Asana
• Criar lógica de ramificação para executar diferentes fluxos de trabalho com base em cenários específicos

Quanto custa um assistente virtual?

Os valores cobrados por um assistente virtual variam de US$ 5 a mais de US$ 50 por hora. Assistentes baseados nos Estados Unidos e especializados tendem a ter tarifas mais altas do que aqueles de outros países focados em administração. A maioria cobra por hora, mas alguns oferecem pacotes mensais que variam de US$ 500 a US$ 4.000 ou mais, dependendo do número de horas contratadas. Também há serviços que cobram por tarefa ou projeto, com preços a partir de US$ 20 por mês.

Uma taxa horária é geralmente a melhor opção para começar, especialmente para tarefas diárias, pois permite que você monitore suas faturas e garanta uma produção horária consistente.

Se você é um empreendedor ocupado e disposto a investir um pouco mais, pode optar por um assistente executivo. Esse profissional atuará como seu braço direito, dando suporte ao seu negócio e gerenciando uma ampla gama de tarefas comerciais e pessoais em seu nome.

A plataforma escolhida para contratar um assistente virtual também influenciará no tempo que você gastará gerenciando esse relacionamento, um fator a ser considerado juntamente com o preço.

Algumas plataformas oferecem:

• Contratos e acordos de não divulgação (NDAs) integrados
• Portais que permitem que seu assistente virtual faça compras para você
• Segurança nas informações de login e compartilhamento de arquivos
• Recursos de rastreamento de tempo e geração de relatórios
• Sessões de estratégia de delegação para facilitar a integração de um assistente virtual ao seu negócio

Onde contratar um assistente virtual de alta qualidade

Embora seja possível recrutar um assistente virtual de forma tradicional por meio de sites de empregos, existem diversos marketplaces, agências, serviços viabilizados por tecnologia e profissionais terceirizados disponíveis para ajudá-lo a encontrar a pessoa ideal, alinhada ao seu orçamento e às suas necessidades.

Confira algumas plataformas para iniciar sua busca por um assistente virtual.

Marketplaces de freelancers

Os mercados de freelancers são uma excelente opção para encontrar um assistente virtual qualificado, principalmente se você tiver necessidades específicas em mente e estiver disposto a investir um tempo extra na integração.

Upwork, GetNinjas, Fiverr, 99freelas e Workana são marketplaces populares para contratar assistentes virtuais. Ao optar por esses sites, você pode priorizar seu setor e especificar habilidades essenciais durante a busca, garantindo que encontre o profissional mais adequado para suas demandas.

Muitos marketplaces de freelancers incluem:

• Um sistema de avaliações para garantir qualidade e transparência
• Um recurso de chat para compartilhar arquivos e feedback
• Faturamento simples e pagamentos globais
• Um acordo de não divulgação embutido em seus termos de serviço
• Pagamentos via um serviço de garantia, para que você pague apenas pelo trabalho realizado

Valores: US$ 3 a US$ 90 (ou mais) por hora.

Tarefas cobertas: você pode buscar assistentes virtuais independentes especializados em seu nicho e necessidades.

Bom para: empreendedores que têm um orçamento ou habilidades específicas em mente e que dispõem de tempo para entrevistar, avaliar e fazer a integração de um assistente virtual pessoalmente.

Como contratar seu primeiro assistente virtual

Nem todos os AVs são iguais. Assim como qualquer funcionário, é fundamental avaliá-los corretamente, começando pela definição clara de suas necessidades em uma descrição de trabalho.

Antes de elaborar essa descrição, assegure-se de ter preparado os recursos necessários para a integração.

1. Documente seu processo antes de terceirizá-lo

Trabalhar com um AV não se resume a explicar o que você deseja por telefone e esperar que tudo saia perfeito. Para minimizar erros e garantir que as tarefas sejam executadas conforme suas expectativas, é essencial documentar cada processo e criar diretrizes para que sigam.

Para rotinas básicas, como a gestão de sua loja, existem várias maneiras eficazes de documentar os processos:

• Use Loom para gravar sua tela e cada clique que você faz enquanto realiza a tarefa
• Visualize seu fluxo de trabalho no Miro, incluindo o que fazer ou dizer em diferentes cenários
• Crie um pequeno hub de recursos e checklists no Notion ou no Google Drive

Essa documentação não só facilita a integração do AV aos seus processos, como também ajuda você a refletir sobre cada etapa que precisará comunicar.

Para tarefas que envolvem atendimento ao cliente, gestão de redes sociais e interações diretas com parceiros ou fornecedores, revise suas respostas anteriores e crie roteiros ou “respostas padrão” para diferentes cenários. Pense em situações comuns, como quando um cliente pergunta sobre o status de um pedido ou solicita um reembolso.

Lembre-se: o objetivo da terceirização é reduzir sua carga de trabalho, não aumentá-la.

Nicole Martins Ferreira, empreendedora em série que gerencia várias lojas Shopify e trabalha com assistentes virtuais, afirma que “o treinamento deve ir além de um simples documento com diretrizes. Muitas vezes, os assistentes virtuais precisam de todo o contexto que você puder fornecer para ter sucesso com pouca supervisão para oferecer um atendimento que proporcione uma experiência positiva para seus clientes e fortaleça sua marca.”

2. Escreva uma descrição de trabalho para atrair o assistente virtual certo

Para encontrar o assistente virtual certo, é fundamental redigir uma descrição de trabalho que atraia candidatos com as habilidades e qualidades que você precisa. Essa descrição funcionará como um filtro para selecionar a pessoa adequada e é um exercício valioso para colocar suas necessidades no papel.

Certifique-se de incluir:

• Escala do seu negócio, informando, por exemplo, quantas vendas ou solicitações de suporte você normalmente recebe
• Pedido de comprovação de experiências passadas que podem contribuir para o sucesso do candidato
• Requisitos de idioma, especificando, por exemplo, “excelentes habilidades de comunicação em inglês falado e escrito”, caso o assistente tenha que se comunicar com clientes nos Estados Unidos
• Lista específica das responsabilidades que o assistente virtual terá
• Descrição de habilidades necessárias e desejáveis
• Recursos que você fornecerá (por exemplo, roteiros de atendimento ao cliente)
• Palavras-chave relevantes que os candidatos em potencial podem estar buscando, como “gestão de redes sociais”

É essencial considerar as ferramentas e plataformas que você utiliza, pois é muito mais fácil encontrar um assistente virtual com experiência em aplicativos específicos (por exemplo, Zendesk, Hootsuite, Facebook) do que treinar alguém do zero.

Você pode usar o modelo de descrição de trabalho para assistente virtual abaixo e adaptá-lo às suas necessidades.

Descrição do trabalho de assistente virtual [modelo]

Contrata-se assistente virtual Shopify para gestão de loja e suporte ao cliente.

Estamos à frente de um negócio de vestuário que gerencia mais de 200 pedidos e 20 solicitações de suporte por semana.

Buscamos um assistente virtual com fortes habilidades em atendimento ao cliente para ajudar a responder a tickets na Zendesk e mensagens no Facebook. Forneceremos roteiros e respostas para as perguntas mais comuns que recebemos. Além disso, pode ser necessário fazer login em nossa loja Shopify para verificar pedidos, fazer alterações e processar reembolsos.

Idealmente, o candidato deve ter experiência em e-commerce, Zendesk e Shopify. Experiência em gestão de redes sociais também é um diferencial.

Responsabilidades incluem:

• Monitorar e responder a mensagens no Facebook e no Instagram
• Resolver tickets de suporte na Zendesk
• Solucionar problemas de clientes, como alterações em seus pedidos
• Resolver consultas de clientes sobre o status de seus pedidos, prazo de entrega, etc.
• Verificar e editar pedidos na Shopify conforme necessário
• Moderar comentários em postagens no Facebook e no Instagram

Qualidades que o tornarão bem-sucedido:

• Excelentes habilidades de comunicação em inglês falado e escrito
• Atendimento ao cliente cortês e empático
• Capacidade de resolver problemas
• Experiência em e-commerce
• Interesse na indústria de vestuário é um diferencial

Outras habilidades: Shopify, Zendesk, Facebook, suporte por telefone, suporte por e-mail

3. Contrate e faça a integração do seu assistente virtual

Embora você possa anunciar a vaga de assistente virtual em sites de empregos tradicionais, fóruns ou redes sociais, considere as vantagens de utilizar plataformas projetadas especificamente para esse tipo de contratação.

Inicie sua busca nos marketplaces de freelancers mencionados anteriormente.

Entreviste todos os candidatos potenciais via Zoom ou Google Hangouts, especialmente se você os encontrou por meio de um marketplace. Busque referências de clientes anteriores e outros indícios que comprovem seu desempenho como assistentes virtuais.

Facilite a integração do seu assistente virtual em seu negócio para que você possa entender onde ele se destaca e ele pode compreender melhor sua operação. Cuidado para não confiar demais nos assistentes virtuais logo no início da parceria.

“O maior erro que cometi ao trabalhar com um assistente virtual para atendimento ao cliente foi confiar a ele a postagem de conteúdo em nossas contas de redes sociais sem a minha aprovação. Em uma ocasião, ele publicou um meme ofensivo que teria sido imediatamente rejeitado se eu tivesse supervisionando todo o trabalho", revela Nicole. Ela acrescenta que "embora seja importante dar autonomia para que você possa se concentrar em outras prioridades, é essencial atuar como o aprovador final ou garantir que o contexto que você fornece vai além da tarefa, incluindo nuances, como a percepção do seu público e a sensibilidade necessária para o seu nicho.”

4. Proteja suas informações e contas

Após contratar seu assistente virtual e estabelecer canais de comunicação eficazes, além de treiná-lo para garantir o sucesso das operações, é fundamental fornecer acesso limitado à sua loja, contas de redes sociais ou qualquer outra plataforma que ele utilizará em suas atividades.

Caso não esteja utilizando um serviço de assistente virtual que permita o compartilhamento seguro de logins, considere a utilização de um gerenciador de senhas como o Last Pass. O plano gratuito oferece a possibilidade de compartilhar cada senha com outro usuário, como seu assistente virtual.

Na sua loja Shopify, você pode adicionar seu assistente virtual como um funcionário, atribuindo permissões específicas de acordo com as tarefas que ele precisará executar.

A maioria das ferramentas que você utiliza provavelmente oferece acesso com permissão limitada para colaborar com outras pessoas:

• O administrador de páginas do Facebook permite que você atribua funções específicas para que assistentes virtuais possam fazer curadoria e postar conteúdo.
• Ferramentas de atendimento ao cliente permitem que você adicione novos usuários com permissões para responder a tickets de suporte.
• Uma conta comercial do PayPal permite que você especifique permissões de usuário para que assistentes virtuais realizem pagamentos sem a necessidade de fornecer um cartão de crédito.
• O Gmail oferece um recurso de delegação de e-mail para que seu AV possa ver e responder e-mails em seu nome ou sob seu endereço de e-mail.

Como os assistentes virtuais costumam trabalhar com múltiplos clientes, incluindo concorrentes no mesmo nicho, é essencial que eles assinem um acordo de não divulgação (NDA). Afinal, você não quer que informações confidenciais sejam reveladas. 

Embora muitos marketplaces de freelancers e serviços de assistentes virtuais já incluam essa proteção, é fundamental verificar essa cláusula antes de compartilhar qualquer informação sensível com seu assistente virtual.

5. Monitore o desempenho e amplie o papel do assistente virtual ao longo do tempo

Avaliar o ritmo ideal de trabalho do seu assistente virtual e a quantidade de tarefas que devem ser realizadas por hora pode ser desafiador. É nesse contexto que o rastreamento de tempo se torna essencial.

Embora muitos assistentes virtuais utilizem sistemas próprios para monitorar o tempo e gerar faturas, ferramentas como o Toggl também podem ser exploradas para esse fim.

Apesar de ser importante que seu assistente trabalhe de forma autônoma, é recomendável fazer verificações regulares para identificar oportunidades de otimização dos processos e melhorias nos fluxos de trabalho.

Você pode até descobrir que seu assistente virtual encontra métodos mais eficientes para realizar determinadas tarefas do que aqueles que você havia definido, ou que, ao se familiarizar com seu negócio, começa a oferecer sugestões valiosas, como um funcionário de tempo integral.

Assim que seu assistente virtual se sentir confiante com as responsabilidades, considere a possibilidade de expandir suas funções, delegando mais processos ou até mesmo contratando um assistente adicional para gerenciar outros aspectos do seu negócio.

Como dividir e cumprir seu trabalho com um assistente virtual

Ao refletir sobre o empreendedorismo, é importante lembrar que o verdadeiro objetivo não é apenas possuir um negócio, mas delegar responsabilidades a pessoas competentes, permitindo que sua empresa funcione de forma eficiente, mesmo sem sua atenção constante.

Para empreendedores que valorizam o controle, a ideia de terceirizar tarefas pode parecer desafiadora. No entanto, essa estratégia é essencial para alcançar um equilíbrio saudável entre a vida profissional e pessoal. Afinal, essa jornada se torna ainda mais complicada quando você tenta fazer tudo sozinho.

Contratar um assistente virtual permite que você direcione seu foco para o que realmente importa, seja expandir seu negócio, dedicar tempo à sua família ou simplesmente reservar momentos para si mesmo.