ビジネスが成長するにつれて、経営の複雑さが増し、効率が低下することがあります。チームに人材を追加するにつれて、企業を円滑に経営するためには、より洗練されたインフラが必要になります。計画がなければ、成長するビジネスのすべての領域で生産性を最大化できているかどうかを判断するのは難しいかもしれません。
ビジネスオペレーションを理解することで、ビジネスリーダーは事業規模を拡大する際に効率性を維持できます。この記事では、企業の成功を支えるためにビジネスオペレーションを最適化する方法をご紹介します。
ビジネスオペレーションとは？
ビジネスオペレーションとは、収益を生み出すために企業が行う日常的なタスクやプロセスの集合体です。効率的なオペレーションは、企業のリソースを最大限に活用し、日々の活動に伴うコストを削減し、企業の生産量を増加させます。
企業が成長するにつれて、その経営ニーズはより複雑になります。小規模なECビジネスのオーナーは、ビジネスオペレーションのすべての側面を自分で管理するか、会計や給与処理などのいくつかのタスクを外部に委託するかもしれません。
一方で、エンタープライズ企業は、会計部門だけで100人以上の従業員を雇用することがあります。エンタープライズ企業は通常、最高執行責任者（COO）にビジネスオペレーションの管理を委任し、日々のビジネス活動のすべての側面を監督し改善する責任を負います。
ビジネスオペレーションの要素
ビジネスオペレーション戦略の主要要素は、人材、プロセス、テクノロジー、場所の4つです。それぞれがもたらすものは以下の通りです：
人材
企業が成長するにつれて、ビジネスオーナーは日常業務に関与することが少なくなり、投資家との会議や長期的な経営計画などのビジネス開発タスクに焦点を当てるようになります。これにより、企業の従業員が日々のビジネスオペレーションのすべて（またはほぼすべて）の実行責任を負います。
人材に関する考慮事項には、適切なタスクに適切な人材を雇うことや、従業員の士気や生産性に注意を払うことが含まれます。大企業では、人事部門が通常、採用、オンボーディング、研修、能力開発などの人材に関連するタスクを担当します。
プロセス
ビジネスプロセスは、ビジネスが物事をどのように進めるかの明確な手順です。成功した企業は、商品開発からSNS投稿のスケジュールまで、すべてのプロセスを明確に定義します。ベストプラクティスには、一貫したプロセスを確立し記録することが含まれ、これにより運営上の非効率を特定、軽減し、エラーを減らし、透明性を高めることができます。
ビジネスプロセスは、新入社員のオンボーディングを容易にし、国や都道府県の法令遵守にも役立ちます。たとえば、プロセスを記録し、それに従って実行している場合、給与システムが法的に準拠していることを簡単に確認できます。
テクノロジー
テクノロジーは、運営タスクを達成するために使用するツールを指します。ソフトウェア、ハードウェア、機器、その他の物理的リソースが含まれます。
異なる業界の企業は異なる機器のニーズを持ちます。たとえば、製造業の企業は数千万円相当の重機を必要とするかもしれませんが、小規模なECビジネスは主にSaaSプラットフォームに投資するかもしれません。
場所
場所は、ビジネスに関連する物理的な場所を指します。オフィス、製造および倉庫施設、小売店舗などが含まれます。
いずれの場合も、最適な場所はコストを削減し、収益を最大化します。たとえば、小売業者は高い人通りのある場所に実店舗を開設し、主要な配送ハブに近い倉庫に投資するかもしれません。
ビジネスオペレーションの改善方法
ビジネスオペレーションの改善は、効率を高めることに他なりません。つまり、改善は目標を達成するためにかかる時間やコストの削減を意味します。以下の8つの戦略が役立ちます：
1. 目標を設定しKPIを特定する
ビジネスオペレーションの改善は長期的な取り組みです。目標を設定し、重要業績評価指標（KPI）を特定してリソースを集中させ、長期的なパフォーマンス目標を追跡します。
各部門が、より大きなビジネス目標に結びつく具体的な経営目標を設定するようにします。各目標について、パフォーマンスを測定し成功を判断するKPIを特定します。
たとえば、ビジネス目標の一つが第4四半期に顧客基盤を10％成長させることであれば、顧客サービス部門は顧客満足度スコアを15％向上させる目標を設定し、マーケティング部門はオンラインストアへのオーガニック検索トラフィックを20％増加させることを目指すかもしれません。
2. 既存のプロセスを改善する
目標を設定したら、それをサポートするさまざまなビジネスオペレーションを検討する準備が整います。
まず、現在のプロセスが記録されていることを確認し、書かれている内容が実際のビジネス慣行を正確に反映しているかを確認します。もしそうでなければ、関連するチームメンバーに実際の業務を記録させます。
たとえば、企業のハンドブックには新入社員のオンボーディングのためのプロセスが10点含まれているかもしれませんが、人事マネージャーが現在実際に使用しているプロセスの方が最適化の出発点としてはより適切です。
プロセスを記録したら、過剰なリソースや時代に沿わないテクノロジー、または企業の価値観と合わない点を探し、関連するチームメンバーと協力して改善点を特定します。最適化は継続的な作業であるため、従業員に新しいプロセスを試し、時間をかけて反復する権限を与えます。
3. プロセスを自動化する
プロセス自動化技術は急速に進化しており、前年にビジネスオペレーションのすべての側面を監査したとしても、その後に新たな自動化の機会が出現している可能性があります。繰り返し行う必要があるプロセスに対する自動化の機会を探しましょう。
たとえば、小売企業は在庫管理、SNS投稿のスケジュール、顧客サービスやサポートの一部を自動化できるかもしれません。
4. 適切なツールに投資する
プロセス改善戦略の一環として、従業員が重要な運営タスクを実行するために使用するツールを評価しますが、場合によっては何が不足しているかの把握が難しいこともあります。業界の出版物を読んだり、競合他社のツールを調べたりすることでアイデアを得ることができます。
たとえば、テクノロジー企業を経営している場合、営業チームのツールを競合他社のものと比較することができます。もし競合他社が営業向けの顧客関係管理（CRM）ツールを使用しているのに対し、あなたがGoogleスプレッドシートに依存している場合、チームがCRM技術の導入に興味を持っているかを評価できます。
また、チームメンバーが最も時間がかかるプロセス（見込み客の発掘や契約交渉など）を特定し、各タスクにかかる時間を見積もらせることもできます。この情報を使用して新しいツールへの投資前にコストベネフィット分析（費用便益分析）を行い、導入を決定した場合は、チームメンバーの賛同を得るためにその理由を共有できます。
5. リソース配分を評価する
現在の予算、インフラ、チームのキャパシティを評価します。
たとえば、会計チームがキャパシティに達していて、マーケティングチームがそうでない場合、そして新しい人材を雇う資金がある場合、会計チームを増強するか、契約社員を雇って会計部門をサポートする計画を立てるかもしれません。また、マーケティング部門の責任者に、初期の目標設定ミーティングで特定された目標の達成に余剰リソースを活用させることもできます。
6. 情報を常に把握する
業界や市場のトレンドを把握し、適切にリソースを集中させることで競争力を維持できます。たとえば、小売業界のトレンドに目を向け、ターゲットオーディエンスが対面での購入よりもSNSプラットフォームでの購入を好む傾向があることがわかれば、新しい実店舗を開設する代わりに、ソーシャルコマース戦略の開発により多くの予算を割り当てるかもしれません。
7. 外部サポートを求める
ビジネスオペレーション責任者は、ビジネス目標に高い焦点を当て、日々の業務を管理し、市場の変動を監視し、テクノロジーの進歩に追いつく責任があります。これは非常に大きな責任であり、優れたオペレーション責任者でも外部の視点から利益を得られます。現在の実践内容を監査し、改善を推奨できるビジネスオペレーションコンサルタントとの契約を検討できます。
ビジネスコンサルタントは通常、特定のセクターに特化しているため、コンサルタントを雇うことで業界特有のオペレーションに関する知見を得ることもできます。たとえば、製造業のコンサルタントは、配送コストを削減するサプライチェーン管理戦略に特化しているかもしれません。また、質の高い原材料をより効率的に調達し、エネルギー需要を削減する生産システムの改善を見つける手助けもできます。
8. 計画を立てる
ビジネスオペレーションの最適化は継続的な作業です。だからこそ、多くの大企業において最高執行責任者は専任で経営幹部の役割を担っています。定期的にオペレーション監査を集中して行ったり、オペレーションコンサルタントのサポートを得たりするだけでなく、ビジネスオペレーションの改善を日常的なタスク、つまりビジネスオペレーションの一分野として位置づけます。
KPIを監視して、以前に特定した目標に向けた進捗を追跡し、責任を持つようにします。また、特定の部門と定期的に顔を合わせ、新しいプロセスやツールに関するフィードバックを収集し、改善の余地がある他の分野を特定できます。
ビジネスオペレーションに関するよくある質問
ビジネスオペレーション責任者の役割は何ですか？
ビジネスオペレーション責任者は、日々のビジネス活動を監督し、企業のオペレーション最適化の取り組みをリードします。
ビジネスオペレーションの種類は何ですか？
ビジネスオペレーションの主な種類は、製造、財務、マーケティング、人事の4つです。
- 製造オペレーションは、流通のために商品やサービスを生み出します。
- 財務オペレーションは、資金を管理し、会計業務を処理します。
- マーケティングオペレーションは、企業の商品やサービスを宣伝し販売します。
- 人事オペレーションは、従業員を管理します。
ビジネスオペレーションの目標は何ですか？
ビジネスオペレーションの主な目標は効率改善です。ビジネスオペレーション戦略は、コストを削減し、企業の生産量を増加させることができます。
