Naarmate bedrijven complexer worden, kunnen ze ook minder efficiënt worden. Als je steeds meer mensen aan je team toevoegt, heb je een geavanceerdere infrastructuur nodig om je bedrijf soepel te laten draaien. Zonder een plan kan het moeilijk zijn om te bepalen of je productiviteit optimaal is in alle delen van je groeiende bedrijf.
Inzicht in bedrijfsvoering kan bedrijfsleiders helpen om zo efficiënt mogelijk te blijven werken terwijl het bedrijf groeit. Hieronder lees je meer over hoe je je bedrijfsvoering kunt optimaliseren ter ondersteuning van het succes van je bedrijf.
Wat houdt bedrijfsvoering in?
Bedrijfsvoering omvat de verzameling routinetaken en processen die een bedrijf uitvoert om inkomsten te genereren. Een efficiënte bedrijfsvoering maakt optimaal gebruik van de middelen van een bedrijf, verlaagt de kosten die gepaard gaan met dagelijkse activiteiten en verhoogt de output van het bedrijf.
Naarmate een bedrijf groeit, worden de operationele behoeften complexer. De eigenaar van een klein bedrijf in de e-commerce-sector kan elk aspect van de bedrijfsvoering zelf afhandelen, of ze kunnen enkele taken uitbesteden, zoals boekhouding of salarisadministratie.
Een grote onderneming daarentegen kan meer dan 100 mensen in dienst hebben bij de boekhoudafdeling. Grote bedrijven delegeren doorgaans het beheer van de bedrijfsvoering aan een chief operating officer (COO), die verantwoordelijk is voor het toezicht op en het optimaliseren van elk aspect van de dagelijkse bedrijfsactiviteiten.
Elementen van bedrijfsvoering
De vier belangrijkste elementen van een strategie voor bedrijfsvoering zijn mensen, processen, technologie en locatie. Hieronder lees je wat elk element bijdraagt:
Mensen
Naarmate bedrijven groeien, raken bedrijfsleiders minder betrokken bij de dagelijkse werkzaamheden en richten ze zich in plaats daarvan op taken zoals vergaderen met investeerders of het plannen van de lange termijn. Dit betekent dat de medewerkers van een bedrijf verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van alle (of bijna alle) dagelijkse werkzaamheden.
Bij het aspect mensen draait het om het aannemen van de juiste medewerkers voor de juiste taken en tegelijkertijd aandacht besteden aan de moraal en productiviteit van werknemers. In grote bedrijven behandelen hr-afdelingen doorgaans taken die met mensen te maken hebben, zoals werving, onboarding, training en ontwikkeling.
Processen
Bedrijfsprocessen omvatten duidelijke protocollen voor hoe je bedrijf dingen gedaan krijgt. Succesvolle bedrijven definiëren duidelijke processen voor alles, van productontwikkeling tot het inplannen van sociale media-berichten. De beste werkwijzen omvatten het vaststellen en vastleggen van consistente processen, wat kan helpen om operationele inefficiënties te identificeren en te verhelpen, fouten te verminderen en de transparantie te vergroten.
Bedrijfsprocessen kunnen ook de onboarding van nieuwe medewerkers vergemakkelijken en helpen om te voldoen aan nationale en lokale wetgeving. Het is bijvoorbeeld veel gemakkelijker om te bewijzen dat je salarisadministratiesysteem voldoet aan de wettelijke vereisten, als je je processen hebt vastgelegd en de schriftelijke richtlijnen volgt.
Technologie
Technologie verwijst naar de tools die je gebruikt om operationele taken uit te voeren. Dit kan gaan om software, hardware, machines en andere fysieke middelen.
Bedrijven in verschillende sectoren hebben behoefte aan verschillende soorten apparatuur. Een productiebedrijf heeft bijvoorbeeld mogelijk honderdduizenden euro's aan zware machines nodig, terwijl een klein e-commercebedrijf voornamelijk in software-as-a-service (SaaS) platforms investeert.
Locatie
Locatie verwijst naar elke fysieke locatie die aan je bedrijf is gekoppeld. Dit kan kantoorruimte, productie- en opslagfaciliteiten en winkelruimtes omvatten.
En voor elke locatie geldt dat een optimale locatie de kosten vermindert en de winst maximaliseert. Een detailhandel kan bijvoorbeeld investeren in een fysieke winkel op een locatie met veel bezoekers en een magazijn dicht bij een belangrijk distributiecentrum.
Hoe optimaliseer je de bedrijfsvoering?
- Stel doelen en identificeer KPI's
- Verbeter bestaande processen
- Automatiseer processen
- Investeer in de juiste tools
- Evalueer je toewijzing van middelen
- Blijf op de hoogte
- Schakel hulp van buitenaf in
- Maak een plan
Het optimaliseren van je bedrijfsvoering draait in principe om het verhogen van de efficiëntie, wat betekent dat verbeteringen de tijd inkorten die nodig is om een doel te bereiken of leiden tot lagere kosten. De volgende acht strategieën kunnen je hierbij helpen:
1. Stel doelen en identificeer KPI's
Het optimaliseren van de bedrijfsvoering is een langetermijnproces. Stel doelen en identificeer key performance indicators (KPI's) om je energie te besteden aan de juiste inspanningen en je prestaties op lange termijn bij te houden.
Laat verschillende afdelingen specifieke operationele doelen stellen die aansluiten bij je grotere bedrijfsdoelen. Bepaal voor ieder doel welke KPI's je gaat bijhouden om de prestaties te meten en de mate van succes te bepalen.
Als een van je bedrijfsdoelen bijvoorbeeld is om je klantenbestand in kwartaal vier met 10% te laten groeien, kan het doel van je klantenserviceafdeling zijn om de klanttevredenheid met 15% te vergroten, en je marketingafdeling zou zich kunnen richten op het verhogen van het organische zoekverkeer naar je online winkel met 20%.
2. Verbeter bestaande processen
Als je doelen hebt gesteld, ben je er klaar voor om de verschillende bedrijfsprocessen te onderzoeken die deze kunnen ondersteunen.
Begin met het vaststellen of je je huidige processen hebt vastgelegd en of deze processen nauwkeurig overeenstemmen met de werkelijkheid van je bedrijfsvoering. Als dat niet het geval is, laat dan een relevant teamlid notities maken over wat je doet.
Je bedrijfshandleiding kan bijvoorbeeld een 10-stappenproces voor het onboarden van een nieuwe werknemer bevatten, maar een beter startpunt voor optimalisatie is het proces dat je HR-manager momenteel gebruikt.
Als je een proces eenmaal hebt vastgelegd, ga je op zoek naar overtollige aspecten, het gebruik van verouderde technologieën of zaken die niet aansluiten op je bedrijfswaarden, en werk je samen met de relevante teamleden om verbeteringen te identificeren. Optimalisatie is een doorlopend proces, dus geef je medewerkers de ruimte om nieuwe processen in de loop van de tijd te testen en indien nodig aan te passen.
3. Automatiseer processen
De technologie voor procesautomatisering verbetert snel, wat betekent dat zelfs als je vorig jaar elk aspect van je bedrijfsvoering hebt nagelopen, er sindsdien waarschijnlijk nieuwe relevante automatiseringsmogelijkheden zijn opgedoken. Zoek naar automatiseringsmogelijkheden voor elk proces dat je meer dan eens moet uitvoeren.
Een detailhandel kan bijvoorbeeld in staat zijn om voorraadbeheer, het inplannen van sociale media en enkele aspecten van hun klantenservice en ondersteuning te automatiseren.
4. Investeer in de juiste tools
Je zult de tools die je medewerkers gebruiken om belangrijke operationele taken uit te voeren evalueren als onderdeel van je strategie voor procesverbetering, maar in sommige gevallen kan het lastig zijn om te bepalen wat beter kan. Je kunt ideeën opdoen door vakbladen te lezen of naar de tools van concurrenten te kijken.
Als je bijvoorbeeld een technologiebedrijf bezit, kun je de tools van je verkoopteam vergelijken met die van je concurrenten. Als je grootste concurrenten een verkoopgerichte customer relationship management (CRM)-tool gebruiken en jij vertrouwt op Google Sheets, kun je de interesse van je team peilen om CRM-technologie te adopteren.
Je kunt ook teamleden vragen om de processen te identificeren die de meeste tijd kosten (zoals klantenwerving of contractonderhandelingen) en inschatten hoeveel tijd ze aan elke taak besteden. Je kunt deze informatie gebruiken om een kosten-batenanalyse uit te voeren voordat je besluit te investeren in een nieuwe tool—en als je besluit om in zee te gaan met een nieuwe tool, kun je je redenering delen om de betrokkenheid van teamleden te vergroten.
5. Evalueer je toewijzing van middelen
Evalueer je huidige budgetten, infrastructuur en teamcapaciteit.
Als bijvoorbeeld je boekhoudafdeling op volle capaciteit draait en je marketingafdeling niet, dan kun je, als je hiervoor de middelen hebt, besluiten om nieuwe medewerkers aan te nemen om je boekhoudafdeling uit te breiden en te ondersteunen. Je kunt ook de leidinggevende van je marketingafdeling vragen om hun extra middelen te gebruiken om het doel te ondersteunen dat de marketingafdeling tijdens je initiële sessie voor doelstellingen heeft vastgesteld.
6. Blijf op de hoogte
Op de hoogte blijven van trends in de sector en de markt kan je helpen om concurrerend te blijven door ervoor te zorgen dat je energie stopt in de juiste inspanningen. Als het volgen van trends in de detailhandel bijvoorbeeld aantoont dat je doelgroepen steeds vaker producten op sociale mediaplatforms kopen in plaats van in de winkel, kun je overwegen om meer budget toe te wijzen aan het ontwikkelen van een social commerce-strategie in plaats van het openen van een nieuwe fysieke winkel.
7. Schakel hulp van buitenaf in
Directeuren van bedrijfsvoering zijn verantwoordelijk voor het behouden van een hoog niveau van focus op bedrijfsdoelen, het overzien van dagelijkse werkzaamheden, het volgen van marktfluctuaties en het bijhouden van technologische vooruitgang. Het is een zware taak—waarbij zelfs de beste operations managers kunnen profiteren van een extern perspectief. Overweeg om samen te werken met een consultant voor bedrijfsprocessen die je huidige processen kan auditen en verbeteringen kan aanbevelen.
Bedrijfsconsultants zijn doorgaans gespecialiseerd in een bepaalde sector, dus het inhuren van een consultant kan je ook voorzien van sector-specifieke operationele inzichten. Een consultant in de productiesector kan bijvoorbeeld gespecialiseerd zijn in strategieën voor supply chain management die je kunnen helpen om verzendkosten te verlagen. Ze kunnen je ook helpen om kwalitatief hoogwaardige grondstoffen efficiënter in te kopen en verbeteringen in het productieproces te vinden om je energiebehoefte te verminderen.
8. Maak een plan
Het optimaliseren van je bedrijfsprocessen is een doorlopend proces—daarom speelt een operationeel directeur een blijvende rol in de meeste grote bedrijven. Naast het periodiek uitvoeren van intensieve operationele audits of het inschakelen van de hulp van een consultant in bedrijfsvoering, moet je het verbeteren van bedrijfsprocessen tot een dagelijkse taak maken—of, met andere woorden, onderdeel van je bedrijfsvoering.
Houd KPI's bij om de voortgang van je eerder vastgestelde doelen en KPI's bij te houden en om jezelf verantwoordelijk te houden. Je kunt ook overwegen om terugkerende momenten in te plannen om met specifieke afdelingen om de tafel te gaan zitten, feedback te verzamelen over nieuwe processen en tools, en aanvullende aspecten voor verbetering te identificeren.
Je volledige voorraadbeheer op één plek met Shopify
Shopify is de enige plek waar je de voorraad van magazijnen, pop-upwinkels en fysieke winkels vanuit dezelfde backoffice kunt beheren. Shopify synchroniseert automatisch de voorraadhoeveelheden wanneer je producten online of persoonlijk ontvangt, verkoopt, retourneert of ruilt—geen handmatige afstemming nodig.
Ontdek voorraadbeheer op Shopify
Veelgestelde vragen over bedrijfsvoering
Wat doen operationele managers?
Operationele managers houden toezicht op dagelijkse bedrijfsactiviteiten en nemen de leiding als het gaat om inspanningen voor optimalisatie van de bedrijfsvoering.
Welke soorten bedrijfsafdelingen zijn er?
De vier belangrijkste soorten bedrijfsafdelingen zijn productie, financiën, marketing en personeelszaken.
- De productieafdeling creëert goederen en diensten voor distributie
- De financiële afdeling beheert geld en voert boekhoudtaken uit
- De marketingafdeling zorgt voor de promotie en verkoop van de producten of diensten van een bedrijf
- Personeelszaken draagt de zorg voor de medewerkers van een bedrijf
Wat is het doel van bedrijfsvoering?
Het primaire doel van bedrijfsvoering is het verhogen van de efficiëntie. De juiste strategie voor bedrijfsvoering kan kosten verlagen en de output van een bedrijf verhogen.
