La maggior parte delle persone si prende un periodo di ferie, specialmente durante le festività e in estate. Ma se hai un’attività commerciale, non hai collaboratori, o ti sembra impensabile smettere di dedicarti al tuo lavoro anche solo per qualche giorno, come puoi andare in vacanza?
Non preoccuparti! Ogni imprenditore può, e deve, staccare la spina ogni tanto.
Non c'è niente di peggio che dedicarsi totalmente alla costruzione di un’impresa per poi ritrovarsi completamente stressati. Certo, la tua attività conta su di te, ma se vuoi mantenere alto l’entusiasmo devi avere la possibilità di ricaricarti e di riposare.
Cosa significa per te andare in vacanza? Forse vuoi staccare completamente la spina per una settimana o due? Oppure hai solo bisogno di passare un weekend lontano dal lavoro per ricaricarti?
Spetta a te stabilire la durata e la tipologia delle tue vacanze. Ma non solo: dovrai decidere anche se assumere qualcuno per gestire l’attività in tua assenza o se automatizzare il più possibile le operazioni.
Trova un assistente virtuale
Hai mai provato a ricorrere a un assistente virtuale? Per farlo, ti basterà seguire alcuni passaggi utili per spiegare a chi ti sostituirà cosa fare in tua assenza.
Stabilisci i compiti da svolgere e scrivi le istruzioni
Di cosa dovrà occuparsi la persona che ti sostituirà? Assicurati di trasmettere le competenze necessarie.
Pensa in anticipo ai compiti da svolgere e scrivi le istruzioni su come procedere. Ad esempio:
- Assistenza clienti. Ci sono delle regole non scritte, come quella di offrire sempre il reso gratuito ai nuovi clienti, in ogni circostanza?
- Social media. Segui dei criteri generali per capire se un contenuto è adatto alla condivisione? Adotti regole standard, come evitare parolacce sui social media? Gestisci i problemi dei clienti sui social media o piuttosto inviti i clienti a contattarti via email?
- Spedizioni. Cosa viene incluso in ogni ordine? Quali sono i tempi medi di evasione degli ordini? Esistono casi particolari a cui è opportuno prestare più attenzione?
Dedica tempo alla formazione
Per preparare una persona a sostituirti, non è sufficiente darle delle istruzioni: dovrai anche dedicare del tempo alla sua formazione.
Prima di andare in vacanza, pianifica un affiancamento offline di un paio d'ore. Ti basterà adottare un metodo semplice e veloce: “guarda, fai, insegna”:
- fai vedere come ti comporteresti in ogni situazione tipo;
- chiedi di svolgere l’attività in prima persona;
- infine, chiedi di “insegnarti” il procedimento.
Procedendo così, ridurrai le possibilità che l’assistente ti chiami in preda al panico mentre sei in ferie, perché, per esempio, non sa come gestire delle questioni relative al servizio clienti.
Concludi in anticipo i compiti importanti
Fai il possibile per portare a termine con anticipo i compiti più importanti, di modo che non sorgano imprevisti. Rifornisci il magazzino con i prodotti più richiesti e assicurati che i materiali di spedizione non manchino. Inoltre, evita di pianificare importanti campagne di marketing o eventi a ridosso delle ferie.
Non puoi assumere qualcuno? Prova con uno scambio
Il tuo budget non ti consente di assumere un assistente occasionale? Puoi sempre trovare un aiuto (eccezionalmente qualificato) per gestire la tua attività mentre sarai in ferie.
Verifica tra i commercianti locali se qualcuno è disponibile a uno scambio e può occuparsi per te delle spedizioni e del servizio clienti. Al tuo rientro potrai ricambiare il favore.
L’aiuto tra commercianti si estende ai favori di buon vicinato. Ad Almonte, una cittadina dell’Ontario, i negozi comunicano frequentemente tramite Facebook per aiutarsi tra loro.
“Abbiamo costituito un gruppo per tutti noi negozianti di Mill Street”, afferma Emily, una commerciante locale. “Qui può capitare che ci sia una tempesta di neve. O magari nel fine settimana di Pasqua qualcuno chiede chi terrà aperto il negozio e con quali orari. D’altronde quando si va nei centri commerciali, tutti i negozi sono aperti. E noi siamo un po’ come un centro commerciale. Quindi decidiamo come comunità di stare tutti aperti con lo stesso orario”.
Snellisci le procedure per ritagliarti del tempo libero
Anche nel caso in cui non riuscissi a ricevere aiuto da altre persone, questo non significa che devi lavorare incessantemente senza mai andare in vacanza, neppure d’estate.
Automatizza le tue attività di routine
Se automatizzi le attività di routine, non dovrai occupartene per un certo periodo di tempo, e potrai andare in vacanza senza pensarci. E anche se dovrai comunque occuparti di alcune attività (non esiste ancora un robot che si occupi interamente delle spedizioni), potrai ridurre le ore di lavoro per prenderti una pausa.
Informa i clienti
I tuoi clienti capiscono senz’altro che tutti hanno bisogno di una vacanza. È importante però informarli con anticipo e chiarezza che prenderai delle ferie.
Assicurati che in tutte le tue comunicazioni sia specificato:
- per quanto tempo sarai in ferie
- come ciò inciderà sugli ordini e sulle altre richieste
- come comportarsi in tua assenza
Ad esempio, ipotizza di stare in ferie per due settimane e che tutti gli ordini verranno spediti il giorno successivo al tuo rientro. Potresti comunicarlo ai tuoi clienti in queste modalità:
- banner fisso sul tuo negozio, per avvisare che tutte le spedizioni verranno effettuate al tuo rientro;
- email alla tua mailing list o lista dei clienti, con i tuoi aggiornamenti;
- breve avviso in fase di checkout;
- aggiornamento sui tuoi profili social.
Non è necessario inserire informazioni dettagliate in ogni comunicazione diretta ai clienti; tuttavia, può essere opportuno pubblicare un articolo nel tuo blog o un avviso nelle FAQ per offrire informazioni più complete. Potresti inserire il link alla pagina in cui informi di essere in ferie nella tua bio di Instagram o nel banner del tuo negozio.
Offri incentivi per gli ordini effettuati nel periodo delle vacanze
Non poter preparare e spedire subito gli ordini è una delle preoccupazioni maggiori degli imprenditori quando vanno in vacanza. Dopotutto, “acquista ora, te lo spediremo più avanti” non è una call to action particolarmente accattivante.
Detto questo, è possibile fare in modo che gli ordini continuino ad arrivare mentre sei in ferie, anche se le spedizioni non avverranno prima di una settimana o due. A questo servono le promozioni, gli sconti e le offerte.
Quando comunichi ai clienti che andrai in vacanza, informali che gli ordini verranno evasi dalla data del tuo rientro, ma che in compenso è previsto uno sconto o un omaggio per chi ordina durante il periodo di chiusura.
Assicurati di comunicare in modo chiaro qual è il periodo di validità dell’offerta e quale vantaggio è previsto. Se si tratta di uno sconto, puoi impostare anticipatamente un codice condivisibile, che si applica automaticamente al carrello.
Calcola i costi e i margini di guadagno
Qualunque strategia tu decida di adottare per la tua attività mentre sarai in vacanza, influirà necessariamente sulle finanze aziendali.
E questo non è un motivo per non andare in ferie! Ma così come calcoli l’impatto delle vacanze sul tuo budget personale, allo stesso modo dovrai pensare a come le tue ferie influiranno sul budget aziendale.
Se decidi di assumere un assistente a breve termine, chiedi prima un preventivo. Un collaboratore può applicare una tariffa oraria o un prezzo forfettario per l’intero periodo della tua assenza. Entrambe le soluzioni possono funzionare, ma in caso di tariffa oraria accordati anche per l’ipotesi in cui il lavoro richieda più tempo di quanto preventivato.
Ad esempio, se il tempo preventivato per gestire le tue spedizioni è di 10 ore, dovresti assicurarti di avere un po’ di margine sul budget, in caso si riveli necessario un tempo maggiore. Stabilisci anche un tetto massimo di ore da non superare.
E se pensi di offrire uno sconto, un bonus o un omaggio per incoraggiare gli ordini durante la chiusura, assicurati di aver calcolato bene i tuoi margini di guadagno e di non rischiare perdite.
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Imprenditori in vacanza: domande frequenti
Gli imprenditori vanno in vacanza?
Ogni imprenditore può, e deve, staccare la spina ogni tanto. Se vuoi garantire alla tua attività di essere sostenibile e preservare la tua salute mentale, prenditi dei momenti per ricaricarti.
Come faccio ad andare in vacanza se ho un’azienda?
Quando vai in vacanza, puoi delegare le mansioni a un assistente virtuale, che si occuperà di gestire le attività principali al posto tuo. In alternativa, puoi chiedere a un altro commerciante di occuparsi per te delle operazioni principali (come le spedizioni e il servizio clienti).
Come faccio ad andare in vacanza senza perdere i miei guadagni?
Ecco alcuni consigli per mantenere il tuo margine di profitto senza rinunciare alle vacanze:
- automatizza le attività di routine
- informa i clienti sui tuoi periodi di ferie
- offri incentivi per gli ordini effettuati nel periodo delle tue vacanze