Hoe werkt WhatsApp Business en is het iets voor jouw bedrijf?

Whatsapp Business is, zoals de naam al zegt, de zakelijke variant van Whatsapp. Het werkt dan ook vrijwel hetzelfde, maar dan met een paar handige functies die jou als ondernemer ondersteunen bij het te woord staan van jouw klanten. Whatsapp Business is dan ook een goed hulpmiddel om je klantenservice te verbeteren.

Wat kost Whatsapp Business?

We horen het je denken: “Leuk, maar wat gaat dit mij kosten?”. Je gelooft het misschien niet, maar het een Whatsapp bedrijfsaccount is, net als de normale variant, helemaal gratis! 

Het verschil tussen WhatsApp en WhatsApp Business

Het grootste verschil tussen WhatsApp en WhatsApp Business is dus dat de zakelijke variant specifieke functies heeft die fijn zijn voor ondernemers en verkopers. Maar welke functies zijn dit dan?

Allereerst maak je in Whatsapp Business een bedrijfsprofiel aan waar je niet alleen je bedrijfsnaam en logo toevoegt, maar ook andere handige informatie voor klanten deelt zoals; je website, een duidelijke omschrijving, een bedrijfscategorie of branche en het adres van jouw bedrijf. Maar daar blijft het zeker niet bij! Naast je bedrijfsgegevens kun je ook automatische antwoorden versturen (bijvoorbeeld bij afwezigheid) en templates voor berichten instellen. Hierdoor kun jij jouw klanten altijd in een bepaalde vorm te woord staan, ook als je even geen tijd hebt om zelf te antwoorden. Ook heel handig: Je kunt zelfs labels aanmaken voor de gesprekken met jouw klanten. Hierdoor kun je ze snel terugvinden én doorpakken op eerdere leads, bestellingen, vragen of klachten. Verderop in het artikel gaan we wat dieper in op deze handige functionaliteiten. 

Whatsapp Business Labels

Ten slotte is deze tool te gebruiken met een vast nummer (je hoeft dus niet per se een mobiel nummer te gebruiken). Handig als je geen tweede telefoon wil kopen of als je telefoon geen dual sim heeft. 

Let op: Wil je WhatsApp Messenger gebruiken op zowel privé als zakelijk gebied? Dan heb je wel een tweede telefoonnummer nodig. Je kunt dus niet een persoonlijk nummer waarmee je al de ‘normale’ WhatsApp gebruikt, ook inzetten voor WhatsApp Business.

Waarom zou je WhatsApp Business gebruiken?

De verschillen tussen de normale en zakelijke versie van Whatsapp maken duidelijk waarom je deze app als ondernemer zou moeten gebruiken. En het is niet alleen fijn voor jou, maar ook voor je klanten. Men is gewend om berichten te sturen via Whatsapp, dus dit voelt als een laagdrempelige manier om contact op te nemen en vragen te stellen. Voor jou als merchant heeft dit weer het voordeel dat je twijfels over een aankoop weg kunt nemen én een goede klantrelatie opbouwt. Dit maakt de kans groter dat zij later nog eens terugkomen bij jouw webshop.

Bron: Balr

Dat klinkt natuurlijk goed, maar zijn er dan helemaal geen nadelen? Dat ligt er eigenlijk aan hoe je het bekijkt. De tool kent zelf weinig nadelen, maar het betekent wel dat er nóg een social media kanaal beheerd moet worden én mensen verwachten doorgaans een snellere reactie op Whatsapp. Een ander nadeel is dat Whatsapp Business maar aan één telefoon en maximaal 4 laptops of desktops gekoppeld kan worden. Dit kan problemen opleveren wanneer je meerdere mensen in dienst hebt die verantwoordelijk zijn voor de klantenservice.

WhatsApp Business instellen

Ben je inmiddels nieuwsgierig naar wat de zakelijke Whatsapp voor jou kan betekenen, en wil je de app installeren? Volg dan onderstaand stappenplan:

1. Download de app

WhatsApp Business is een aparte app. Deze download je gratis in de Play Store (Android) of App Store (Apple).

2. Lees de servicevoorwaarden

De app vraagt je om de servicevoorwaarden te lezen. Tik daarna op ‘Akkoord & doorgaan’.

3. Registreer en verifieer je nummer

Kies je land in het keuzemenu. Als het goed is wordt automatisch het landnummer ingevuld in het veld (+31 als je in Nederland woont) aan de linkerkant. Voer in het rechterveld je telefoonnummer in zonder de eerste nul. Je mag zowel een mobiel- als vast telefoonnummer gebruiken.

Let op: het is niet mogelijk om WhatsApp en WhatsApp Business tegelijkertijd met hetzelfde telefoonnummer te gebruiken. Gebruik een dual sim (een tweede simkaartje in je telefoon), een aparte smartphone voor je webshop waar je alleen WhatsApp Business op installeert, of een vast telefoonnummer met WhatsApp Business. 

Tik op ‘Volgende’ om je verificatiecode te ontvangen. Gebruik je een vast nummer? Klik op ‘Bel mij’. Je krijgt de code dan via een oproep.

Vervolgens is het een kwestie van de 6-cijferige verificatiecode invoeren. 

4. Geef toegang tot contacten en foto’s

Door deze stap te doorlopen zorg je ervoor dat Whatsapp Business contacten, foto’s, video’s en bestanden in kan laden. Je zou deze stap over kunnen slaan, maar dat betekent dat je geen bestaande contacten zal zien én geen bestanden naar klanten kunt sturen zoals afbeeldingen van je producten of facturen.

5. Maak een WhatsApp Business account aan en maak je bedrijfsprofiel compleet

Als je jouw bedrijfsprofiel goed invult, scheelt dat al een hoop vragen. Op je bedrijfsprofiel vul je onder andere je bedrijfsnaam, bedrijfscategorie, adres en openingstijden in. Ook upload je een profielfoto. Klanten zien deze informatie als ze je telefoonnummer hebben toegevoegd. 

WhatsApp maakte een handige video waarin je stap voor stap ziet hoe je WhatsApp Business instelt.

Zo zet je Whatsapp Business in voor jouw webshop

Nu de basis besproken is, kun je overgaan op het echte werk. Hieronder lees je hoe je Whatsapp Business in de praktijk gaat gebruiken met behulp van de handige functies voor ondernemers.

Snelle antwoorden

De functie ‘snelle antwoorden’ is met recht een van de fijnste functies van Whatsapp Business. Door in de instellingen verschillende templates te maken, kun je jezelf een hoop tijd besparen. Met maximaal 50 snelle antwoorden kun je binnen no-time antwoord geven op veelgestelde vragen of opmerkingen. Krijg je weer een vraag over levertijden of retouren? Dan kun “/” intypen in de berichtenbalk en gebruik maken van een van je presets.

Online catalogus

Voor webshop-eigenaren is WhatsApp Business ook interessant omdat je een digitale catalogus aan kunt maken en vertonen. Hierin zien klanten foto's, omschrijvingen en de prijzen van je producten. Je catalogus is, indien in gebruik,  te zien op je bedrijfsprofiel. Klanten kunnen op die manier heel makkelijk aangeven over welk product ze een vraag hebben.

Andersom werkt het ook. Als een klant bijvoorbeeld vraagt welke soort chocoladetaarten je verkoopt, deel je eenvoudig de chocoladetaarten uit je catalogus met je klant. Je kunt ervoor kiezen om bestellingen aan te nemen via WhatsApp, zodat klanten niet eens naar jouw website hoeven te gaan. Dit bespaart hen een stap in het aankoopproces, wat een positief effect heeft op de conversie. 

Hoe je een catalogus aanmaakt zie je in deze video.

Labels

Je hoeft je niet druk te maken dat al die berichtjes van klanten een zooitje ongeregeld wordt. Het is namelijk mogelijk om labels toe te voegen aan je gesprekken, waardoor je vragen van klanten bijvoorbeeld onder het label ‘vragen’ kunt categoriseren. Super handig als je later terug moet komen op vragen van klanten, nog een betaling verwacht óf bijvoorbeeld voor warme leads en vaste klanten. Zo behoud je het overzicht en kun je jouw klantenservice stroomlijnen.

Laat zien dat je bereikbaar bent

Om optimaal gebruik te maken van de zakelijke WhatsApp, moeten mensen wel weten dat je ook op die manier bereikbaar bent. Vergeet het dus niet op je website te vermelden. Deel het met een icoontje naast je andere social media kanalen, maar ook op je contactpagina.

Bron: Lovíy

WhatsApp Business Webversie

Net als bij de originele WhatsApp heb je ook bij de zakelijke versie de mogelijkheid om berichten via een desktop of laptop te beantwoorden. Je gebruikt WhatsApp Web voor bedrijven dan ook op dezelfde manier: door naar web.whatsapp.com te gaan en je telefoon te koppelen door middel van een QR-code. Ga hiervoor in de app naar Chats -> WhatsApp Web en klik op het plusje. Er opent dan een camera waarmee je de QR-code op WhatsApp Web kunt scannen.

Er bestaat ook een WhatsApp Business desktop applicatie. Deze download je via de WhatsApp website. Je telefoon koppel je vervolgens op dezelfde manier.

Alternatief voor grote bedrijven: WhatsApp Business API

WhatsApp Business richt zich vooral op kleine en middelgrote ondernemers. Dat is ook niet gek: het wordt een hele dagtaak om berichten te beantwoorden als je een groot bedrijf hebt. Is dat bij jou het geval? Dan is de WhatsApp API waarschijnlijk een betere match. Hierbij kunnen meerdere gebruikers berichten sturen via WhatsApp Business. Daarnaast integreer je jouw WhatsApp vaak met slimme chatbots om zo het volume dat bij je klantenservice terechtkomt te beperken.

In tegenstelling tot WhatsApp Business, is het gebruik van een WhatsApp Business API niet gratis. Bovendien is het verstandig verschillende partijen te vergelijken om de beste match voor jouw webshop te vinden. Op Facebook for Business vind je gemakkelijk de officiële API partners. 

WhatsApp Business en Shopify: check deze apps eens

Wil je aan de slag met WhatsApp Business en heb je een Shopify webshop? Kijk dan zeker eens rond in de Shopify App Store. Daar zijn een hoop apps te vinden die jouw klantenservice prestaties naar het volgende niveau tillen. Veel apps gaan namelijk verder dan alleen het plaatsen van een handige WhatsApp button op je website en geven je ook andere opties, zoals:

• Een reminder sturen als mensen producten in hun winkelmand hebben achtergelaten
• Updates sturen over de bestellingen van klanten
• Een FAQ pagina aanmaken 
• Andere kanalen zoals Facebook Messenger en SMS gebruiken en/of koppelen

We lichten er hieronder een aantal kansrijke apps uit:

Chaty

Prijs: gratis tot 500 bezoekers per maand, daarna vanaf 15 dollar per maand.

Via Chaty heb je niet alleen de mogelijkheid om een WhatsApp button op je website te plaatsen, maar kun je ook voor een chat widget kiezen waarbij je zelf de afbeelding, kleuren, call to action en positie bepaalt. Hierdoor hoeven klanten die gebruik maken van een desktop niet hun mobiel te pakken om jou te bereiken. Weer een factor die de drempel verlaagt en jouw kans op conversie verhoogt.

Een ander voordeel van Chaty is dat de app niet beperkt is tot WhatsApp en dat je uit 20+ verschillende kanalen kunt kiezen, van Facebook Messenger tot SMS en van e-mail tot Telegram.

SuperLemon - WhatsApp Support

Wil je meer dan alleen een widget in je webshop en chatten via WhatsApp? Met de app SuperLemon stuur je klanten een bericht als ze spullen achter hebben gelaten in hun winkelmandje. Ook kun je updates sturen over hun bestellingen. Hoewel er geen Nederlandse ondersteuning is (wel in het Engels), zijn er gelukkig wel Nederlandse templates beschikbaar. Je kunt natuurlijk ook je eigen templates instellen.

Ook bij deze app is de WhatsApp button overigens helemaal customizable. Met meer dan 1000 recensies, waarvan 813 de volledige vijf sterren, weet je zeker dat de app doet wat het belooft.

FAQPRIME

Prijs: gratis

Door een FAQ pagina aan te maken, help je klanten zonder dat ze een berichtje hoeft te sturen. Hebben ze dan toch nog een vraag? Dan kunnen ze met de app FAQPRIME ook nog via WhatsApp contact opnemen. Daarnaast is het ook mogelijk om de order status bij te houden of een koppeling naar je andere social media kanalen te tonen. 

Een ander groot voordeel van deze app is dat meerdere mensen de binnenkomende vragen kunnen beantwoorden. Handig als je een groot support team hebt, of mensen meteen met de juiste persoon in contact wil brengen.

CK

Prijs: Gratis voor basisfuncties zoals chatten, Whatsapp button en handmatige ‘abandoned cart’ berichten, daarna beschikbaar vanaf 9.99 dollar.

CK biedt naast de mogelijkheid om te chatten en een Whatsapp button in te stellen ook de mogelijkheid om klanten berichten te sturen wanneer zij een winkelmandje hebben achtergelaten. In het gratis pakket doe je dit handmatig, maar bij de betaalde versie kun je dit allemaal automatiseren. Daarnaast kun je via CK je orders bijhouden en CRM werkzaamheden uitvoeren, waardoor je als ondernemer altijd op de bal zit.