Een begroting maken voor je webshop? In 5 stappen een volledig financieel plan

Foto: Shopify Partners via Burst 

Sta jij op het punt om een eigen webshop te beginnen? Daar mag een financieel plan dat houvast biedt natuurlijk niet bij ontbreken. Veel nieuwe ondernemers vinden een begroting maken een beetje eng, het is voor de meesten geen dagelijkse kost. Met dit stappenplan wordt het een stuk logischer en makkelijker. Bovendien biedt het hebben van een goed financieel plan een mate van zekerheid die heel fijn is aan het begin van zo’ n avontuur.

Ook voor ondernemers met meer ervaring kan het maken van een nieuwe begroting veel nuttige inzichten opleveren. Wie al wat langer ondernemer is, kan ook bij stap 2 beginnen en de privébegroting als laatste doen. De vraag die erbij hoort wordt dan eerder: hoeveel hou ik privé over?

Inhoud:

• Stap 1: privébegroting
• Stap 2: investeringsbegroting
• Stap 3: financieringsbegroting
• Stap 4: exploitatiebegroting
• Stap 5: liquiditeitsbegroting

Stap 1: privébegroting

Wat heb jij nodig?

Ik raad starters aan met de privébegroting te beginnen omdat die het makkelijkst is. Wat heb jij nodig om rond te komen elke maand? Als je geen idee hebt, kun je je uitgaven eerst een paar maanden bijhouden. Bij het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (Nibud) kun je meer informatie vinden over plannen en begroten. Ook kun je voor je privébegroting gebruik maken van de Nibud-rekentool. Hartstikke handig, en je krijgt ook meteen tips over hoe het beter of slimmer zou kunnen.

Het Nibud heeft ook een rekentool voor zzp’ers, die voor zowel starters als gevorderde ondernemers interessant kan zijn. Het heet Geldplan ZZP en je hebt er het meeste aan als je alle stappen uit dit artikel hebt doorlopen en je begroting een volledig zakelijk plan is geworden. Het Nibud wijst je, na het anoniem beantwoorden van een aantal vragen, op zaken waar je misschien nog niet aan hebt gedacht. Dat is vooral gericht op financiële zekerheid voor jou als ondernemer.

Stap 2: investeringsbegroting

Wat heb jij nodig om je webshop te starten en draaiende te houden?

Hoeveel je nodig hebt, hangt er helemaal vanaf hoe en wat jouw webshop verkoopt. Sommige bedrijven, zoals dropshipping webshops, hebben weinig kosten. Maar als je zelf producten moet inkopen en opslaan, moet je eerst een flinke investering doen voordat je kunt gaan verdienen. Dat geldt zeker voor webshops die luxere en dus duurdere producten verkopen. Wil je een idee krijgen van wat goed verkoopt? Check dan de meest verkochte producten van dit jaar.

Ga eerst na welke investeringen je nodig hebt om te starten, en bedenk vervolgens ook wat je moet investeren om je bedrijf draaiende te houden. Het kan daarbij goed zijn om verschillende scenario’s uit te werken. Stel, je webshop is meteen een laaiend succes en binnen een week is al je voorraad uitverkocht. Wat doe je dan? Of, het tegenovergestelde: stel dat het even duurt voordat de boel gaat lopen, hoe red je dat dan financieel?

De spullen die je nodig hebt kun je in twee groepen verdelen. Ten eerste heb je spullen die langer dan een jaar in je bedrijf aanwezig zijn. Bijvoorbeeld de computer, het pand waar je voorraad ligt, het busje, maar ook eventuele goodwill die je hebt betaald bij een overname. Die dingen heten de vaste activa in boekhouderstaal.

Je hebt ook nog vlottende activa. Dat zijn kosten of spullen die je voor korter dan een jaar hebt. Zoals het marktonderzoek dat we al noemden in de 12 stappen om je bedrijf te starten, of misschien betaal je voor een goed adviesgesprek. Daarnaast moet je voorraden inkopen en heb je in het begin rekeningen uitstaan die nog niet betaald zijn door klanten. Ook deze kosten zet je in de investeringsbegroting.

Ook de kosten voor het levensonderhoud in de eerste maanden, waarin je misschien nog weinig verdient, mogen erop. Die haal je uit de privébegroting. Let op, terugkerende kosten zoals promotiemateriaal of het advertentiebudget zet je niet op deze begroting, maar op de exploitatiebegroting (zie daarvoor stap 4).

In het dossier dat je aan het opbouwen bent, kun je voor grote investeringen offertes opnemen die je alvast hebt opgevraagd bij leveranciers. Vooral als je financiering bij externe investeerders gaat ophalen is dit noodzakelijk, maar ook als je het zelf gaat betalen is het handig om die vast te hebben. Dan kom je niet voor verrassingen te staan.

Stap 3: financieringsbegroting

Hoe ga je dat betalen?

Als je investeringsbegroting af is, weet je hoeveel geld je nodig hebt en kun je gaan nadenken over waar je die euro’s vandaan gaat halen. De financieringsbegroting vormt samen met de investeringsbegroting de balans van je onderneming. Dat is een term die je vast nog wel bekend voorkomt van de lessen economie op de middelbare school.

Als startende ondernemer heb je twee bronnen van vermogen. Je eigen vermogen, bijvoorbeeld spaargeld, en geld dat je leent. Dat laatste heet vreemd vermogen. Voor je eigen vermogen telt spaargeld mee dat je hebt gespaard om je online business mee te kunnen beginnen, en dingen die je al voor je bedrijf hebt aangeschaft, zoals een computer. Ook achtergestelde leningen, van vrienden en familie, tellen als eigen vermogen. Die leningen heten ‘achtergesteld’, omdat ze bij een faillissement als laatste aan de beurt zijn om betaald te worden door de curator.

Als je een bedrijf hebt met hoge openings- en aanloopkosten, heb je ook vreemd vermogen nodig. Maak hierbij een onderscheid: schulden die je maakt voor korter dan een jaar zijn bijvoorbeeld een leverancierskrediet, rekening-courantkrediet en te betalen belastingen. En schulden die je aangaat voor langere tijd zijn bijvoorbeeld een langlopende lening voor de inventaris of een hypotheek voor je bedrijfspand.

Als je geld wilt lenen voor je eigen bedrijf moet je goed beslagen ten ijs komen. De verhouding tussen eigen vermogen en vreemd vermogen heet de solvabiliteit. Een financierder wil meestal een begroting zien met daarop minstens 30% eigen vermogen. In sommige branches kan dat oplopen tot 50%.

Wijst de balans tussen jouw investeringsbegroting en je financieringsbegroting uit dat je dat niet gaat redden? Dan hoeft dat niet te betekenen dat je niet kunt starten. Met een superstrak bedrijfsplan willen banken wel eens met minder eigen vermogen genoegen nemen. Het financieel plan dat je hebt als je straks al deze 5 stappen hebt voltooid is daar een onderdeel van, maar je kunt ook denken aan een marktonderzoek of een SWOT-analyse. Als dat nog niet genoeg is kun je ook nog denken aan alternatieve geldbronnen als crowdfunding.

Stap 4: exploitatiebegroting

Hoeveel komt er binnen in je webshop en hoeveel gaat eruit? En is dat wel rendabel?

Een exploitatiebegroting maak je voor de komende drie jaar. Deze begroting heet ook wel de resultatenbegroting of de winst- en verliesrekening. In je eerdere investeringsbegroting staan openings- en aanloopkosten, die je moet maken om je webshop te kunnen starten en in het begin draaiende te houden. De kosten die doorlopen in je bedrijfsvoering van de eerste drie jaar zet je ook op de exploitatiebegroting, de andere kosten laat je weg.

In essentie is zo’n exploitatiebegroting heel simpel. Je rekent uit hoeveel omzet je verwacht (bijvoorbeeld op basis van marktonderzoek of eerdere ervaring), daar trek je de inkoopwaarde van je producten vanaf en dan heb je de brutowinst. Daar trek je al je andere kosten, zoals huur, promotiekosten, administratiekosten, etc. vanaf, en dan heb je je nettowinst. In dit artikel van de Kamer van Koophandel (KvK) vind je een simpel voorbeeld.

Stap 5: liquiditeitsbegroting

Hoe lopen de geldstromen?

Op het moment dat er een rekening komt van bijvoorbeeld een van je leveranciers, moet je genoeg geld op je rekening hebben staan om die te kunnen betalen. De liquiditeitsbegroting laat zien hoeveel geld wanneer waar is. Over cashflow schreven we eerder al dit artikel, waarin je ook tools kunt vinden die je helpen om dit onderdeel in de gaten te houden.

Om te beginnen moet je weten wat je beginsaldo is. De begrotingen die je bij stap 1 tot en met 4 hebt gemaakt helpen je daarbij. Uit die begrotingen kun je ook halen welke inkomsten en uitgaven je verwacht.

In deze begroting doe je dat niet per jaar, maar kijk je goed wanneer er wat binnenkomt of uitgaat. Dan kun je per maand zien of er een overschot of een tekort is. Bijvoorbeeld door het betalen van de gemeentelijke belastingen als je een bedrijfspand hebt. Die betaling kun je spreiden of in een keer betalen, als je daar die maand de middelen voor hebt.

Als je ziet dat er in een bepaalde maand een tekort is, kun je in een eerdere maand een reservering maken om dit op te vangen. Als dat niet lukt, bijvoorbeeld in het begin, dan kun je misschien extra financiering regelen.

Hou je hoofd erbij en vergeet niet te denken aan dingen als betalingstermijnen, vaste betaalmomenten, vakanties en btw. De btw (voor ondernemers ook wel de omzetbelasting) zet je in een aparte kolom. Klanten betalen die aan jou, en jij geeft het geld weer door aan de belastingdienst.

Lees ook: Een liquiditeitsbegroting opstellen: tijdwinst, tips en een voorbeeld

Voilà, een financieel plan!  

Nu je alle stappen hebt doorlopen heb je een volledig financieel plan, bestaande uit vijf begrotingen. Misschien vond je het lastig, maar je mag trots op jezelf zijn. Dit plan biedt zekerheid voor jou en voor mensen die in jouw bedrijf willen investeren. Je kans van slagen als ondernemer is zojuist omhooggegaan.

Lees ook:

• Financieel advies: 7 geldbesparende tips voor startende ondernemers
• Business Model Canvas: de 9 bouwstenen voor je bedrijf (+ gratis template)
  

Dit artikel is geschreven door Paula Breuning.