Empresas de logística e processamento de pedidos: um guia completo

Se você está pensando em abrir uma loja virtual ou já trabalha no mundo do e-commerce há algum tempo, certamente o processamento de pedidos – estoque, envio e entrega – é algo que está sempre presente na sua cabeça.

Sim, é bem legal fazer uma venda e ver o pagamento indo direto para o caixa da loja; mas o que acontece depois? Afinal de contas, o produto precisa ser entregue ao cliente, caso contrário ele ficará frustrado e insatisfeito com a loja.

Bom, no mundo virtual, o processamento de compras e a entrega de pedidos podem acontecer de três formas diferentes:

1. Você trabalha com dropshipping, o que significa que o fornecedor ficará responsável por enviar o pedido ao cliente.
2. Você, lojista, é responsável pelo processamento de compras, trabalhando sozinho ou com uma equipe própria.
3. Você contrata os serviços de uma empresa de logística, que fica responsável por todo o processo.

Existem alguns benefícios óbvios para lojas que ficam responsáveis pelo processamento e envio de seus próprios pedidos: além de ser mais barato, é incrivelmente mais flexível. Por isso mesmo, a recomendação é de que negócios que ainda estão nos seus primeiros meses de operação e/ou lojas que vendem produtos de tamanhos especiais fiquem responsáveis pela própria logística.

Além disso, é importante destacar que qualquer marca ou loja que estiver enfrentando dificuldades financeiras não só pode como deve cuidar do processamento de pedidos de forma interna. Afinal, às vezes é melhor gastar tempo de trabalho e economizar dinheiro.

Se, por outro lado, a loja está passando por um momento de expansão e você tem dinheiro guardado para terceirizar alguns processos, pode ser uma boa ideia contratar os serviços de uma empresa de logística.

Contudo, pode ser um pouco desafiador buscar uma empresa de logística, especialmente se você ainda não está familiarizado com esses serviços. Foi por isso que montamos este guia completo com tudo o que você precisa saber sobre o tema.

Empresa de logística: o que é e como funciona?

Uma empresa de logística é uma empresa especializada em prestar serviços de processamento e entrega de pedidos. O local operacional de muitas dessas empresas são os chamados centros de distribuição, espaços que armazenam produtos para diversas empresas e lojas (estabelecimentos que já não têm mais espaço de estoque ou não conseguem mais cuidar da entrega de pedidos).

Por que trabalhar com um centro de distribuição?

Ainda que cada centro de distribuição tenha suas próprias regras e práticas, todos possuem um mesmo objetivo: atuar como a central de controle para as etapas de preparação e envio de produtos. Isso significa que, além de armazenar os produtos da loja, eles também ficam responsáveis por transportar esses itens até a loja física, até outros centros de distribuição e/ou até a casa do cliente.

Dependendo do tamanho da empresa de logística, é possível que ela trabalhe com mais de um centro de distribuição. Na prática, isso significa que ela pode proporcionar prazos de entrega mais rápidos e valores de frete mais baratos.

Quanto custa um serviço de logística?

A grande maioria das empresas de logística costuma cobrar por hora ou por unidade. A esse valor de base são adicionados custos de recebimento, armazenamento, processamento e envio – bem como custos adicionais de trocas e devoluções.

Vantagens de contratar um serviço de logística

A vantagem mais imediata (e mais atraente) de contratar os serviços de uma empresa de logística é o fato de que você, lojista, não precisa mais cuidar do processamento de pedidos.

Contudo, existem outras vantagens importantes, que podem impactar diretamente o funcionamento e o crescimento de uma marca.

Evitar contratos longos e custosos

Muitas empresas de logística oferecem preços e tarifas flexíveis, o que significa que você pode reduzir os gastos de processamento se estiver passando por um momento de poucas vendas (ou aumentar, se estiver vendendo bem). Quando o processamento de pedidos fica inteiramente na sua mão, você precisa alugar um espaço para servir de estoque e centro de distribuição próprio – o que gera um contrato longo e um custo fixo.

Contar com a ajuda de especialistas

Uma empresa de logística não vai só te dar espaço para armazenar produtos: ela também vai te colocar em contato com especialistas que ficarão responsáveis por todo o processamento de pedidos da loja.

Vale lembrar que, se você é o único responsável pelo processamento de compras na loja, eventualmente terá que contratar uma equipe dedicada – e gerenciar uma equipe pode tomar muito tempo, e custar muito dinheiro. Com um serviço de logística contratado, você não precisa se preocupar com nada disso.

Aproveitar o tempo livre para otimizar e crescer

Você com certeza não abriu um negócio on-line porque era muito bom em empacotar produtos e enviá-los para outras pessoas. Por isso mesmo, a contratação de um serviço de logística vai te ajudar a abrir espaço (e tempo) para que você possa se concentrar naquilo que realmente importa para o crescimento de sua loja, como estratégias para redes sociais e experiências de compra customizadas para os clientes.

Trabalhar apenas com prazos de entrega competitivos

Sim, contratar uma empresa de logística custa dinheiro, e representa um gasto que talvez não existisse se você mesmo ficasse responsável pelo processamento de compras da loja.

Contudo, essa escolha pode, a longo prazo, acabar custando bem mais para o bolso. Com clientes cada vez mais exigentes e prazos de entrega cada vez mais rápidos, optar por não contratar um serviço de logística pode ser uma péssima ideia, já que você não terá como competir no mercado.

Quando contratar os serviços de uma empresa de logística?

A grande maioria das lojas começa fazendo o processamento de pedidos internamente, e algumas eventualmente acabam contratando um serviço de logística. No entanto, pode ser difícil determinar o momento certo para implementar uma mudança desse calibre, especialmente quando o orçamento da loja é limitado.

Contudo, vale destacar que os serviços terceirizados de armazenamento e processamento de compras podem beneficiar lojas de tamanhos diversos, desde as mais independentes até as gigantes do varejo. É tudo uma questão de buscar a empresa de logística mais adequada às suas necessidades.

E, além disso tudo, existem alguns sinais claros de que está na hora de terceirizar e buscar um serviço de logística:

Ciclos de venda irregulares

Se o número de pedidos da loja costuma variar ao longo do ano, não vale a pena investir em uma equipe própria para o processamento de pedidos. Nesses casos, uma empresa de logística certamente será a melhor opção.

Afinal, um aumento repentino nas vendas pode ser muito bom para o caixa da loja – mas pode ser terrível para a entrega de pedidos, especialmente se você é o responsável pelo processamento. Um serviço de logística profissional pode te ajudar a cumprir as entregas dentro do prazo e garantir a satisfação dos clientes.

Você está muito ocupado

Outro sinal claro de que está na hora de terceirizar o processamento de compras: você está perdendo muito tempo lidando com o empacotamento e a entrega de pedidos para investir em estratégias de crescimento para a loja.

Como empreendedor e dono de um negócio, suas prioridades devem ser conseguir mais vendas, buscar novas formas de marketing, expandir o alcance orgânico da marca, procurar novos produtos e ideias, otimizar os resultados no final do mês... E não o processamento de pedidos.

Falta de infraestrutura

Se você está com planos de expandir a loja geograficamente, começando a entregar em outros países ou em regiões mais remotas, vale a pena investir num serviço de logística antes de começar essa expansão. O envio internacional de produtos pode ser um desafio logístico, e é melhor contar com a ajuda dos profissionais para não arriscar a reputação da marca.

Se você se identificou com alguma das três situações listadas aqui em cima, talvez esteja na hora de terceirizar o processamento.

Quando um serviço de logística não é a melhor opção?

É claro que trabalhar com uma empresa de logística não é uma recomendação global, que deva obrigatoriamente ser adotada por todos os lojistas.

Dependendo da situação, não faz sentido contratar serviços terceirizados. Por exemplo:

Lojas com fluxo de caixa limitado

Se você não tem o dinheiro necessário para investir num serviço de logística profissional, a solução vai ser uma só: arregaçar as mangas e fazer você mesmo o processamento de pedidos.

Nesses casos, é melhor realocar as prioridades para o crescimento da marca e investir seu próprio tempo livre em vez de investir o dinheiro da loja.

Negócios altamente especializados

Por mais que as empresas de logística ofereçam serviços bem específicos para os nichos mais variados, não dá para garantir que elas ofereçam serviços compatíveis com todas as lojas e marcas. Se você montou um negócio que é altamente especializado e cheio de particularidades próprias, talvez seja melhor realizar o processamento de pedidos internamente.

Negócios com um limite diário de pedidos

Se você está trabalhando com um limite diário de produtos, é sinal de que ainda é cedo demais para cogitar a contratação de um serviço de logística. Quando o número de envios bater a marca dos 10 por dia, aí sim vai ser a hora de pensar em terceirizar.

Como funciona o processamento de pedidos por um serviço de logística?

Para muitos lojistas e empreendedores que ficam responsáveis pelo processamento de pedidos, essa etapa é sinônimo de gerenciar a equipe, proporcionar um bom serviço de atendimento ao cliente e supervisionar tudo para garantir que o produto seja enviado corretamente.

Com uma empresa de logística, no entanto, o processo é bem mais simples. Na verdade, a única coisa que você vai precisar fazer é garantir que a empresa contratada sempre tenha seus produtos em estoque. Se você conseguir garantir um acordo no qual os pedidos feitos no site da loja sejam enviados diretamente para o centro de distribuição, você não precisa fazer absolutamente nada: todo o processo ficará por conta deles.

E como ficam as trocas e devoluções?

Em muitos casos, é possível deixar as trocas e devoluções também sob a responsabilidade da empresa de logística.

Nesses casos, os clientes deverão enviar o produto diretamente para o centro de distribuição. Lá, o item será avaliado para que as medidas corretas sejam tomadas – seja um reembolso ou o envio de um novo item. Se o produto estiver em boas condições, a empresa de logística pode optar por armazená-lo novamente e utilizá-lo em um próximo envio.

Dá para usar embalagens customizadas?

Uma experiência de unboxing pode ser central para garantir a fidelização de um cliente, pois agrega valor e customização à experiência de compra.

Contudo, pode ser um desafio encontrar uma empresa de logística que queira trabalhar com embalagens customizadas já que, infelizmente, os serviços de logística mais bem-estabelecidos no mercado costumam trabalhar apenas com embalagens padronizadas.

Isso não quer dizer que seja impossível encontrar um parceiro que esteja disposto a trabalhar com embalagens customizadas. Se isso é importante para a loja, vale a pena buscar um serviço de logística que aceite essas condições

Como escolher a empresa de logística certa

Quer procurar por uma empresa de logística, mas não sabe por onde começar? Bom, além de digitar alguns termos-chave no Google, vale a pena conversar com colegas de profissão ou parceiros comerciais que já trabalham com serviços terceirizados de processamento de pedidos.

E, na hora de escolher a empresa de logística, fique atento aos fatores abaixo:

Experiência no mesmo nicho

Mais do que um preço competitivo e prazos de entrega incrivelmente rápidos, o ideal é buscar uma empresa que já tenha experiência no seu nicho e que esteja acostumada a trabalhar com as particularidades dessas lojas.

Clientes parecidos com você

Além do mesmo nicho, vale a pena tentar buscar um serviço de logística que trabalhe com marcas parecidas com a sua. Dessa forma, você poderá contar também com a ajuda estratégica de um parceiro que já está familiarizado com as dificuldades e com os meses de maior pico de vendas.

Nessas horas, a melhor coisa a fazer é entrar em contato diretamente com algum consultor ou atendente: explique as necessidades da loja e o tipo de serviço que você está procurando, e não tenha medo de fazer perguntas.

Olhe além do preço

Pense duas vezes antes de descartar aquela proposta da empresa de logística só porque o valor cobrado é um pouquinho mais alto do que você estava esperando. Muitas vezes, aquele preço super baixo oferecido pelo concorrente pode ser uma máscara para esconder um serviço de baixa qualidade.

É claro que o valor cobrado é importante, mas nessa equação o que deve ser priorizado é a compatibilidade entre a empresa de logística e as necessidades da marca.

Tecnologias e outras integrações

Como muitas lojas de e-commerce trabalham com integrações e canais de venda digitais, vale a pena buscar um serviço de logística capaz de trabalhar com esses recursos. Isso é especialmente importante para canais de venda B2B.

Coleta e análise de dados

É extremamente importante buscar um serviço de logística capaz de oferecer dados de desempenho atualizados, para que você possa tomar decisões mais bem-informadas sobre os níveis de estoque no centro de distribuição: será que está na hora de reabastecer e comprar mais produtos? Será que é melhor realocar parte do estoque para outro centro de distribuição? As respostas podem estar nos dados.

Não precisa ter pressa

Por último, lembre-se de que você não precisa correr contra o tempo para tomar essa decisão.

Não vai adiantar nada escolher um serviço de logística agora só para ter que trocar por um outro daqui a três ou cinco meses. Por isso mesmo, vá com calma: busque todas as informações de que precisar, e se possível marque uma reunião com um representante de vendas da empresa que você está avaliando. Também pode ser uma boa ideia conversar com outros clientes dessa empresa e ver se eles estão satisfeitos com os serviços oferecidos.

Não se esqueça que, como cliente, você não só pode como deve fazer perguntas e descobrir o máximo que puder antes de tomar sua decisão. Se algo estiver estranho ou você não se sentir bem com a escolha, é melhor partir para outra.

Próximos passos

Trabalhar com uma empresa de logística para o processamento de pedidos faz sentido para marcas com grandes objetivos, níveis flutuantes de vendas e pouco tempo (e espaço) para cuidarem de tudo sozinhas.

Além disso, você também pode acabar firmando uma parceria de negócios duradoura e de sucesso, o que vai ajudar não só no desenvolvimento da loja mas também no seu amadurecimento como profissional.

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